Gizlilik Politikası

1. Giriş — Biz kimiz

Synqo, işverenlerin ve kuruluşların program, devam durumu, izin ve iş gücü analitiğini yönetmesine yardımcı olan, hizmet olarak yazılım (SaaS) modelinde bir iş gücü yönetimi platformudur. Synqo, Bosna-Hersek merkezli bir şahıs işletmesi olarak faaliyet gösterir ve hizmete https://synqo.work adresinden ulaşılabilir.

Bu Gizlilik Politikası; hangi kişisel verileri topladığımızı, bunları nasıl kullandığımızı, kimlerle paylaştığımızı, nasıl koruduğumuzu ve verilerinizle ilgili hangi haklara sahip olduğunuzu açıklar. Politika, platformu kullanan işletme sahipleri, yöneticiler ve personel dahil web sitemizin ve uygulamamızın tüm kullanıcıları için geçerlidir.

Synqo hizmetini kullanarak bu Gizlilik Politikasını okuduğunuzu ve anladığınızı kabul etmiş olursunuz. Bu politikanın herhangi bir bölümünü kabul etmiyorsanız lütfen hizmetimizi kullanmayınız.

2. Topladığımız veriler

Hizmetimizi sunmak ve geliştirmek için çeşitli veri kategorileri topluyoruz. İşlediğimiz veri kategorileri aşağıda yer almaktadır.

2.1 Hesap verileri

Synqo'ya kaydolduğunuzda adınızı ve soyadınızı, e-posta adresinizi, kuruluşunuzun adını ve faaliyet alanını toplarız. Bu veriler hesabınızı oluşturmak ve yönetmek için gereklidir.

2.2 Personel / iş gücü verileri

Yönetici veya idareci olarak platforma personel eklediğinizde adlarını, e-posta adreslerini, telefon numaralarını, sicil numaralarını, atanan rolleri, çalışma durumunu ve sözleşme tarihlerini toplarız. Bu veriler, kuruluşun yöneticisi tarafından personel adına girilir.

2.3 Devam ve çalışma verileri

Platform, personelin giriş ve çıkış saatlerini, QR kod taramalarını, mola sürelerini ve toplam çalışma saatlerini kaydeder. Bu veriler, hizmetin temel devam ve çalışma süresi takibi işlevi için esastır.

Devam kayıtlarının güvenilir olması için her giriş, çıkış, uygulamaya oturum açma ve başarısız QR tarama işleminde bir cihaz tanımlayıcısı (synqo-device çerezi), IP adresi ve tarayıcı türü, başarısız taramada ise ayrıca kodun ne kadar eski olduğu kaydedilir. Bir şubede QR kodlarını gösteren tablet için de aynısını kaydederiz. Synqo, bu verilerden olası kötüye kullanımları kuruluşun işletme sahibine bildirir; örneğin bir telefonun birden fazla personel için kullanılması veya eski bir kodun taranması gibi. Kuruluş içinde bu ayrıntıları yalnızca işletme sahibi, her personel ise yalnızca kendi verilerini görür (yöneticiler yalnızca kendi şubelerinin uyarılarını görür; IP adreslerini ve cihaz bilgilerini görmez). Bu veriler asla e-postayla gönderilmez ve 90 gün sonra silinir.

2.4 Program verileri

Vardiyalara, ücretli izin (PTO) taleplerine, resmî tatillere, vardiya değişim taleplerine ve programa ilişkin verileri işleriz. Bu veriler, programlama ve izin yönetimi özelliklerini mümkün kılar.

2.5 Ödeme verileri

Ücretli bir plana abone olduğunuzda abonelik ve faturalama bilgilerini işleriz. Ödemeler iş ortağımız Lemon Squeezy (Paddle) tarafından yürütülür. Kredi kartı numaralarını veya ödeme aracının tam bilgilerini sunucularımızda saklamayız.

2.6 Teknik veriler

Hizmetimizi kullandığınızda IP adresleri, kullanıcı aracısı (user agent) bilgileri, tarayıcı bilgileri, cihaz türü ve işletim sistemi verileri dahil teknik verileri otomatik olarak toplarız. Bu veriler güvenliği sağlamamıza ve performansı iyileştirmemize yardımcı olur.

2.7 İletişim verileri

İletişim formları, hata bildirimleri ve bülten kayıtları aracılığıyla ilettiğiniz bilgileri toplarız. Bunlar e-posta adresinizi, adınızı ve mesaj içeriğini kapsar.

2.8 Çerezler ve benzeri teknolojiler

Oturum doğrulama, dil tercihlerini saklama ve analitik için çerezler ve benzeri teknolojiler kullanırız. Daha fazla bilgi için bu politikanın 9. bölümüne (Çerezler) bakınız.

3. Verilerinizi nasıl kullanırız

Verilerinizi aşağıdaki amaçlarla kullanırız:

• Hizmetin sunulması ve işletilmesi — hesabınızın, kuruluşunuzun, şubelerinizin ve kullanıcı erişiminin yönetimi.
• Personel programlaması, devam takibi ve izin yönetimi — vardiya oluşturma, çalışma saatlerini kaydetme, izin taleplerini işleme ve resmî tatilleri yönetme.
• Ödemelerin işlenmesi ve aboneliklerin yönetimi — faturalama iş ortağımız aracılığıyla tahsilatların, plan yükseltmelerinin, iptallerin ve faturalandırmanın yürütülmesi.
• İşlemsel e-postaların gönderilmesi — hoş geldiniz e-postaları, personel davetleri, abonelik onayları, değişiklik bildirimleri ve şifre sıfırlama.
• Analitik ve hizmetin iyileştirilmesi — performansı, kullanıcı deneyimini ve platform işlevselliğini geliştirmek için kullanım örüntülerinin analizi.
• Güvenlik, dolandırıcılığın önlenmesi ve kötüye kullanımın tespiti — platformun bütünlüğünün korunması, yetkisiz erişimin tespiti ve hizmetin kötüye kullanılmasının önlenmesi.
• Yasal uyum — yetkili makamların yasal taleplerine yanıt verme dahil geçerli yasalara, düzenlemelere ve yasal yükümlülüklere uyma.

4. Verilerin işlenmesinin hukuki dayanağı (GDPR)

Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR) ve Bosna-Hersek'te geçerli veri koruma yasaları uyarınca kişisel verilerinizi aşağıdaki hukuki dayanaklara göre işleriz:

• Sözleşmenin ifası — işleme, kaydolduğunuz hizmetin sağlanması için gereklidir; buna hesap yönetimi, program, devam takibi ve izin yönetimi dahildir.
• Meşru menfaatler — bazı verileri, platform güvenliği, analiz, hizmetin geliştirilmesi ve dolandırıcılığın önlenmesi gibi meşru iş menfaatlerimize dayanarak işleriz; ancak bu menfaatler haklarınızın önüne geçmez.
• Açık rıza — bülten abonelikleri ve isteğe bağlı çerezler gibi bazı işleme faaliyetleri için açık rızanızı alırız. Rızanızı dilediğiniz zaman geri çekebilirsiniz.
• Yasal yükümlülük — vergi ve muhasebe kayıtları dahil yasal yükümlülüklere uymak için bazı verileri saklamak zorundayız.

5. Veri paylaşımı ve üçüncü taraflar

Kişisel verilerinizi satmayız. Verileri yalnızca platformumuzun işleyişi için gerekli hizmet sağlayıcılarla paylaşırız. Her sağlayıcı, verileri kendi veri işleme sözleşmelerine uygun olarak işler.

• Supabase — kimlik doğrulama ve veritabanı barındırma. Tüm uygulama verileri (kullanıcı hesapları, kuruluş verileri, devam kayıtları, programlar) Supabase altyapısında saklanır.
• Vercel — barındırma, dağıtım ve analiz. Vercel istek günlüklerini, performans verilerini ve sayfa ziyareti bilgilerini işler.
• Lemon Squeezy / Paddle — ödeme işleme ve abonelik yönetimi. Faturalama bilgilerini, abonelik verilerini ve işlem ayrıntılarını işlerler. Tüm ödeme kartı verileri yalnızca bu iş ortakları tarafından işlenir.
• Resend — işlemsel e-posta gönderimi. Hizmetle ilgili iletileri (davetler, onaylar, bildirimler) iletmek için e-posta adreslerini ve e-posta içeriğini işler.
• Sentry — hata izleme. Sorunları tespit etmemize ve gidermemize yardımcı olmak için, kullanıcı tanımlayıcılarını içerebilecek teknik hata verilerini toplar.
• Google Analytics (etkinleştirilmişse) — ziyaret düzenlerini anlamak ve kullanıcı deneyimini iyileştirmek için anonimleştirilmiş kullanım analizi.
• Anthropic — AI program asistanı (yalnızca şirketiniz için açıldıysa). İşletme sahibi bir soru sorduğunda Anthropic, soruyu ve yanıt için gereken program verilerini (çalışan adları, vardiyalar, kurallar) işler. Anthropic bu verileri modellerini eğitmek için kullanmaz.
• Groq — AI program asistanı (yalnızca şirketiniz için açıldıysa). Önce o yanıt verir; Groq kullanılamadığında Anthropic devralır. Groq, Anthropic ile aynı verileri işler ve bunları modelleri eğitmek için kullanmaz.

6. Uluslararası veri aktarımları

Hizmet sağlayıcılarımızın bir kısmı Avrupa Ekonomik Alanı (EEA) ve Bosna-Hersek dışında faaliyet gösterir. Özellikle Supabase, Vercel, Resend, Anthropic ve Groq Amerika Birleşik Devletleri merkezlidir.

Veriler EEA veya Bosna-Hersek dışına aktarıldığında, Avrupa Komisyonu tarafından onaylanan Standart Sözleşme Hükümleri (SCC) veya yasal olarak tanınan diğer aktarım mekanizmaları dahil uygun güvencelerin sağlandığından emin oluruz.

Veri aktarımlarında uygulanan özel güvenceler hakkında daha fazla bilgi için bize privacy@synqo.work adresinden ulaşabilirsiniz.

7. Verilerin saklanması

Verilerinizi yalnızca bu politikada açıklanan amaçlar için gerekli olduğu süre boyunca saklarız. Saklama uygulamalarımız şunlardır:

• Aktif hesaplar — hesabınız aktif olduğu ve hizmeti kullandığınız sürece veriler saklanır.
• Hesap silindikten sonra — saklamanın yasal olarak zorunlu olduğu durumlar dışında, kişisel veriler hesabın kapatılmasından itibaren 30 gün içinde silinir.
• Yedekler — veriler, silinmesinden sonra 90 güne kadar şifrelenmiş yedeklerde kalabilir.
• Yasal yükümlülükler — bazı kayıtlar (ör. vergi ve muhasebe kayıtları) kanunun gerektirdiği süre boyunca, genellikle 5 yıl veya daha uzun süre saklanır.
• Cihaz bilgileri — giriş, çıkış, oturum açma ve başarısız taramalarla birlikte kaydedilen cihaz tanımlayıcısı, IP adresi ve tarayıcı türü 90 gün sonra silinir; giriş ve çıkış saatleri kalır.
• Bülten — e-posta adresiniz, bülten aboneliğinden çıkana kadar saklanır.
• İletişim gönderimleri — iletişim formları ve hata bildirimleri üzerinden gönderilen veriler 12 ay saklanır.

8. Haklarınız (GDPR / İlgili kişi hakları)

Geçerli veri koruma yasaları uyarınca, kişisel verilerinizle ilgili aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Erişim hakkı — hakkınızda tuttuğumuz kişisel verilerin bir kopyasını talep etme hakkına sahipsiniz.
• Düzeltme hakkı — hatalı veya eksik verilerin düzeltilmesini talep etme hakkına sahipsiniz.
• Silme hakkı (“unutulma hakkı”) — bazı yasal sınırlamalar saklı kalmak üzere, kişisel verilerinizin silinmesini talep etme hakkına sahipsiniz.
• İşlemenin kısıtlanması hakkı — belirli durumlarda verilerinizin işlenmesinin kısıtlanmasını talep etme hakkına sahipsiniz.
• Veri taşınabilirliği hakkı — verilerinizi yapılandırılmış, yaygın kullanılan ve makine tarafından okunabilir bir biçimde alma hakkına sahipsiniz.
• İtiraz hakkı — meşru menfaatlere dayanan veri işlemeye itiraz etme hakkına sahipsiniz.
• Rızanızı geri çekme hakkı — işlemenin rızaya dayandığı durumlarda, geri çekmeden önce yapılan işlemenin hukuka uygunluğu etkilenmeksizin rızanızı istediğiniz zaman geri çekme hakkına sahipsiniz.
• Şikâyette bulunma hakkı — verilerinizin yürürlükteki mevzuata aykırı şekilde işlendiğini düşünüyorsanız, yetkili veri koruma denetim otoritesine şikâyette bulunma hakkına sahipsiniz.

Yukarıdaki haklardan herhangi birini kullanmak için bize privacy@synqo.work adresinden ulaşın. Talebinize 30 gün içinde yanıt vereceğiz.

9. Çerezler

Web sitemiz çerez kullanır; çerezler cihazınızda saklanan küçük metin dosyalarıdır. Aşağıdaki çerez kategorilerini kullanıyoruz:

Zorunlu çerezler

Bu çerezler web sitesinin çalışması için gereklidir ve devre dışı bırakılamaz. Oturum kimlik doğrulama çerezlerini ve dil tercihinin saklanmasını içerir. Bu çerezler olmadan hizmet doğru çalışamaz. Uygulamada ve QR tabletinde ayrıca synqo-device çerezini kullanırız: 400 güne kadar geçerli olan, rastgele bir cihaz tanımlayıcısıdır ve yalnızca devam kayıtlarını korumak için kullanılır (bkz. bölüm 2.3).

Analiz çerezleri

Site kullanımına ilişkin anonimleştirilmiş verileri toplamak için Vercel Analytics'i ve isteğe bağlı olarak Google Analytics'i kullanıyoruz. Bu çerezler, kullanıcıların platformumuzu nasıl kullandığını anlamamıza ve platformu nasıl geliştirebileceğimizi görmemize yardımcı olur.

Reklam çerezleri

Reklam amaçlı veya üçüncü taraf takip çerezleri kullanmıyoruz.

Çerez tercihlerinizi ilk ziyaretinizde gösterilen çerez onay bannerı üzerinden veya tarayıcı ayarlarınızdan yönetebilirsiniz.

10. Veri güvenliği

Kişisel verilerinizi yetkisiz erişime, değiştirilmeye, ifşa edilmeye veya yok edilmeye karşı korumak için uygun teknik ve idari önlemler uyguluyoruz. Güvenlik önlemlerimiz şunları içerir:

• İletim sırasında şifreleme — tarayıcınız ile sunucularımız arasındaki tüm iletişim HTTPS/TLS şifrelemesiyle korunur.
• Depolamada şifreleme — veritabanında saklanan veriler depolama düzeyinde şifrelemeyle korunur.
• Erişim kontrolleri ve kimlik doğrulama — veri erişimi, kimlik doğrulama ve role dayalı erişim sistemleriyle yetkili kullanıcılarla sınırlandırılır.
• Row Level Security (RLS) politikaları — veritabanı düzeyinde, kuruluşlar arasında veri yalıtımını sağlayan satır düzeyinde güvenlik politikaları uygularız. Bir kuruluşun kullanıcıları başka bir kuruluşun verilerine erişemez.
• Düzenli güvenlik uygulamaları — güvenlik önlemlerimizi ve uygulamalarımızı sektör standartlarına uygun olarak düzenli şekilde gözden geçirir ve güncelleriz.

Tüm çabalarımıza rağmen internet üzerinden hiçbir iletim veya saklama yöntemi %100 güvenli değildir. Verilerinizin mutlak güvenliğini garanti edemeyiz, ancak makul koruma önlemleri uygulamayı taahhüt ederiz.

11. Çocukların gizliliği

Synqo hizmeti 16 yaşın altındaki çocuklara yönelik değildir. Çocuklardan bilerek kişisel veri toplamayız. 16 yaşın altındaki bir çocuktan uygun ebeveyn onayı olmadan veri topladığımızı fark edersek, bu verileri hızla silmek için gerekli adımları atarız.

Ebeveyn veya vasiyseniz ve çocuğunuzun hizmetimiz aracılığıyla kişisel veri sağladığını düşünüyorsanız, gerekli işlemi yapabilmemiz için bize privacy@synqo.work adresinden ulaşın.

12. Bu politikadaki değişiklikler

Uygulamalarımızdaki, teknolojilerimizdeki, yasal gereklilikler veya diğer operasyonel nedenlerle oluşan değişiklikleri yansıtmak için bu Gizlilik Politikasını zaman zaman güncelleyebiliriz.

Önemli değişikliklerde, değişiklikler yürürlüğe girmeden önce sizi e-posta veya uygulama içi bildirimle bilgilendireceğiz. Bu sayfanın üst kısmındaki son güncelleme tarihi her güncellemede yenilenecektir.

Değişiklikler yayımlandıktan sonra Synqo hizmetini kullanmaya devam etmeniz, güncellenmiş politikayı kabul ettiğiniz anlamına gelir.

Bu politikanın önceki sürümlerine talep üzerine ulaşılabilir. Önceki sürümlere erişmek isterseniz bize privacy@synqo.work adresinden ulaşın.

13. İletişim

Bu Gizlilik Politikası veya kişisel verilerinizin işlenmesiyle ilgili her türlü soru, talep veya şikâyet için bize ulaşabilirsiniz: