Politika privatnosti

1. Uvod — Ko smo mi

Synqo je platforma za upravljanje radnom snagom (SaaS) koja poslodavcima i organizacijama omogućava upravljanje rasporedom, prisustvom, odsustvima i analitikom radne snage. Synqo posluje kao samostalna delatnost sa sedištem u Bosni i Hercegovini, a usluga je dostupna putem veb-sajta https://synqo.work.

Ova Politika privatnosti objašnjava koje podatke o ličnosti prikupljamo, kako ih koristimo, s kim ih delimo, kako ih štitimo i koja prava imate u vezi s Vašim podacima. Primenjuje se na sve korisnike našeg veb-sajta i aplikacije, uključujući vlasnike organizacija, menadžere i zaposlene koji koriste platformu.

Korišćenjem Synqo usluge potvrđujete da ste pročitali i razumeli ovu Politiku privatnosti. Ako se ne slažete s bilo kojim delom ove politike, molimo Vas da ne koristite našu uslugu.

2. Podaci koje prikupljamo

Prikupljamo različite kategorije podataka kako bismo Vam pružili i poboljšali našu uslugu. U nastavku su opisane kategorije podataka koje obrađujemo.

2.1 Podaci o nalogu

Kada se registrujete za Synqo, prikupljamo Vaše ime i prezime, adresu e-pošte, naziv organizacije i delatnost. Ovi podaci su neophodni za kreiranje i upravljanje Vašim nalogom.

2.2 Podaci o zaposlenima / radnoj snazi

Kada kao administrator ili menadžer dodajete zaposlene na platformu, prikupljamo imena i prezimena, imejl adrese, brojeve telefona, brojeve zaposlenih, dodeljene uloge, status zaposlenja i datume ugovora. Ove podatke unosi administrator organizacije u ime zaposlenih.

2.3 Podaci o prisustvu i radu

Platforma beleži vreme prijave i odjave zaposlenih, skeniranja QR kodova, vreme pauza i ukupne radne sate. Ovi podaci su ključni za osnovnu funkcionalnost praćenja prisustva i radnog vremena.

Da bi evidencija prisustva bila pouzdana, uz svaku prijavu, odjavu, ulaz u aplikaciju i neuspelo skeniranje QR koda beležimo oznaku uređaja (kolačić synqo-device), IP adresu i vrstu pregledača, a uz neuspelo skeniranje i koliko je kod bio star. Isto beležimo za tablet koji prikazuje QR kodove na lokaciji. Iz toga Synqo vlasniku organizacije javlja moguće zloupotrebe, npr. da se isti telefon koristi za više zaposlenih ili da je skeniran star kod. U organizaciji ove podatke vidi samo vlasnik, a svaki zaposleni svoje (menadžeri vide samo upozorenja svojih lokacija, bez IP adresa i podataka o uređaju). Ne šalju se e-poštom i brišu se posle 90 dana.

2.4 Podaci o rasporedu

Obrađujemo podatke o smenama, zahtevima za godišnji odmor (PTO), praznicima, zahtevima za izmenu smene i rasporedu. Ovi podaci omogućavaju funkcionalnosti raspoređivanja i upravljanja odsustvima.

2.5 Podaci o plaćanju

Kada se pretplatite na plaćeni plan, obrađujemo podatke o pretplati i naplati. Plaćanja obrađuje naš partner Lemon Squeezy (Paddle). Mi ne čuvamo brojeve kreditnih kartica niti potpune podatke o platnim sredstvima na našim serverima.

2.6 Tehnički podaci

Automatski prikupljamo tehničke podatke kada koristite našu uslugu, uključujući IP adrese, korisnički agent, podatke o pregledaču, tip uređaja i podatke o operativnom sistemu. Ovi podaci nam pomažu u održavanju bezbednosti i poboljšanju performansi.

2.7 Komunikacioni podaci

Prikupljamo podatke koje nam dostavite putem kontakt obrazaca, prijava grešaka i prijava na newsletter. Ovo uključuje Vašu adresu e-pošte, ime i sadržaj poruke.

2.8 Kolačići i slične tehnologije

Koristimo kolačiće i slične tehnologije za autentifikaciju sesije, čuvanje jezičkih podešavanja i analitiku. Za više informacija pogledajte odeljak 9 (Kolačići) ove politike.

3. Kako koristimo Vaše podatke

Vaše podatke koristimo u sledeće svrhe:

• Pružanje i funkcionisanje usluge — upravljanje Vašim nalogom, organizacijom, lokacijama i korisničkim pristupom.
• Raspoređivanje zaposlenih, praćenje prisustva i upravljanje odsustvima — kreiranje smena, evidencija radnog vremena, obrada zahteva za godišnji odmor i upravljanje praznicima.
• Obrada plaćanja i upravljanje pretplatama — obrada uplata, nadogradnji plana, otkazivanja i izdavanja računa putem našeg partnera za naplatu.
• Slanje transakcionih poruka e-pošte — poruke dobrodošlice, pozivnice za zaposlene, potvrde pretplate, obaveštenja o promenama i resetovanje lozinki.
• Analitika i poboljšanje usluge — analiza obrazaca korišćenja radi poboljšanja performansi, korisničkog iskustva i funkcionalnosti platforme.
• Bezbednost, sprečavanje prevara i otkrivanje zloupotreba — zaštita integriteta platforme, otkrivanje neovlašćenog pristupa i sprečavanje zloupotrebe usluge.
• Usklađenost sa zakonom — poštovanje primenljivih zakona, propisa i pravnih obaveza, uključujući odgovaranje na zakonite zahteve nadležnih organa.

4. Pravni osnov za obradu podataka (GDPR)

U skladu s Opštom uredbom o zaštiti podataka (GDPR) i relevantnim zakonima o zaštiti podataka u Bosni i Hercegovini, obrađujemo Vaše podatke o ličnosti na osnovu sledećih pravnih osnova:

• Izvršenje ugovora — obrada je neophodna za pružanje usluge za koju ste se registrovali, uključujući upravljanje nalogom, rasporedom, prisustvom i odsustvima.
• Legitimni interesi — obrađujemo određene podatke na osnovu naših legitimnih poslovnih interesa, uključujući bezbednost platforme, analitiku, poboljšanje usluge i sprečavanje prevara, pod uslovom da ti interesi ne prevagnu nad Vašim pravima.
• Pristanak — za određene aktivnosti obrade, kao što su pretplata na newsletter i korišćenje neobaveznih kolačića, tražimo Vaš izričit pristanak. Pristanak možete opozvati u bilo kom trenutku.
• Zakonska obaveza — određene podatke moramo da čuvamo radi poštovanja zakonskih obaveza, uključujući poreske i računovodstvene evidencije.

5. Deljenje podataka i treće strane

Ne prodajemo Vaše podatke o ličnosti. Podatke delimo isključivo sa pružaocima usluga koji su neophodni za funkcionisanje naše platforme. Svaki pružalac obrađuje podatke u skladu sa sopstvenim ugovorima o obradi podataka.

• Supabase — autentifikacija i hosting baze podataka. Svi podaci aplikacije (korisnički nalozi, podaci o organizaciji, evidencija prisustva, rasporedi) čuvaju se u Supabase infrastrukturi.
• Vercel — hosting, deployment i analitika. Vercel obrađuje logove zahteva, podatke o performansama i posećenosti stranica.
• Lemon Squeezy / Paddle — obrada plaćanja i upravljanje pretplatama. Obrađuju podatke o naplati, pretplati i transakcijama. Sve podatke o platnim karticama obrađuju isključivo ovi partneri.
• Resend — dostava transakcionih poruka e-pošte. Obrađuje adrese e-pošte i sadržaj poruka kako bi isporučio poruke vezane za uslugu (pozivnice, potvrde, obaveštenja).
• Sentry — praćenje grešaka. Prikuplja tehničke podatke o greškama, koji mogu uključivati korisničke identifikatore, kako bi nam pomogao u dijagnostikovanju i otklanjanju problema.
• Google Analytics (ako je omogućen) — anonimizovana analitika korišćenja radi razumevanja obrazaca poseta i poboljšanja korisničkog iskustva.
• Anthropic — AI asistent za raspored (samo ako je uključen za Vašu firmu). Kada vlasnik postavi pitanje, Anthropic obrađuje tekst pitanja i podatke rasporeda potrebne za odgovor (imena radnika, smene, pravila). Anthropic ne koristi te podatke za treniranje modela.
• Groq — AI asistent za raspored (samo ako je uključen za Vašu firmu). Odgovara prvi; Anthropic preuzima kada Groq nije dostupan. Obrađuje iste podatke kao Anthropic i ne koristi ih za treniranje modela.

6. Međunarodni prenosi podataka

Neki od naših pružalaca usluga posluju van Evropskog ekonomskog prostora (EEA) i Bosne i Hercegovine. Konkretno, Supabase, Vercel, Resend, Anthropic i Groq imaju sedišta u Sjedinjenim Američkim Državama.

Kada se podaci prenose van EEA ili Bosne i Hercegovine, obezbeđujemo da postoje odgovarajuće zaštitne mere, uključujući standardne ugovorne klauzule (SCC) koje je odobrila Evropska komisija, ili druge pravno priznate mehanizme prenosa.

Možete nas kontaktirati na privacy@synqo.work za više informacija o konkretnim zaštitnim merama koje se primenjuju na prenose podataka.

7. Čuvanje podataka

Vaše podatke čuvamo samo onoliko dugo koliko je potrebno za svrhe opisane u ovoj politici. Naša pravila čuvanja su:

• Aktivni nalozi — podaci se čuvaju dok je Vaš nalog aktivan i dok koristite uslugu.
• Posle brisanja naloga — podaci o ličnosti se brišu u roku od 30 dana od zatvaranja naloga, osim u slučajevima kada je čuvanje zakonski obavezno.
• Rezervne kopije — podaci mogu ostati u šifrovanim rezervnim kopijama do 90 dana posle brisanja.
• Zakonske obaveze — određene evidencije (npr. poreski i računovodstveni zapisi) čuvaju se onoliko dugo koliko to zakon zahteva, obično 5 ili više godina.
• Podaci o uređaju — oznaka uređaja, IP adresa i vrsta pregledača zabeleženi uz prijave na posao, odjave, prijave u aplikaciju i neuspela skeniranja brišu se posle 90 dana; vremena prijava i odjava ostaju.
• Newsletter — Vaša adresa e-pošte se čuva dok se ne odjavite sa newslettera.
• Kontakt obrasci — podaci poslati putem kontakt obrazaca i prijava grešaka čuvaju se 12 meseci.

8. Vaša prava (GDPR / Prava lica na koja se podaci odnose)

U skladu sa važećim zakonima o zaštiti podataka, imate sledeća prava u vezi sa Vašim podacima o ličnosti:

• Pravo pristupa — imate pravo da zatražite kopiju podataka o ličnosti koje o Vama čuvamo.
• Pravo na ispravku — imate pravo da zatražite ispravku netačnih ili nepotpunih podataka.
• Pravo na brisanje (“pravo na zaborav”) — imate pravo da zatražite brisanje Vaših podataka o ličnosti, uz određena zakonska ograničenja.
• Pravo na ograničenje obrade — imate pravo da zatražite ograničenje obrade Vaših podataka u određenim okolnostima.
• Pravo na prenosivost podataka — imate pravo da dobijete Vaše podatke u strukturisanom, uobičajenom i mašinski čitljivom formatu.
• Pravo na prigovor — imate pravo da uložite prigovor na obradu Vaših podataka koja se zasniva na legitimnim interesima.
• Pravo na opoziv pristanka — kada se obrada zasniva na pristanku, imate pravo da opozovete pristanak u bilo kom trenutku, bez uticaja na zakonitost obrade koja je izvršena pre opoziva.
• Pravo na podnošenje pritužbe — imate pravo da podnesete pritužbu nadležnom nadzornom organu za zaštitu podataka ako smatrate da je obrada Vaših podataka izvršena protivno propisima.

Za ostvarivanje bilo kog od navedenih prava, kontaktirajte nas na privacy@synqo.work. Na Vaš zahtev ćemo odgovoriti u roku od 30 dana.

9. Kolačići

Naš veb-sajt koristi kolačiće — male tekstualne datoteke koje se čuvaju na Vašem uređaju. Koristimo sledeće kategorije kolačića:

Neophodni kolačići

Ovi kolačići su neophodni za funkcionisanje veb-sajta i ne mogu se isključiti. Uključuju kolačiće za autentifikaciju sesije i čuvanje jezičke preferencije (locale). Bez ovih kolačića usluga ne može ispravno da funkcioniše. U aplikaciji i na QR tabletu koristimo i kolačić synqo-device: nasumičnu oznaku uređaja koja traje do 400 dana i služi samo za zaštitu evidencije prisustva (vidi odeljak 2.3).

Analitički kolačići

Koristimo Vercel Analytics, a opciono i Google Analytics, za prikupljanje anonimizovanih podataka o korišćenju sajta. Ovi kolačići nam pomažu da razumemo kako korisnici koriste našu platformu i kako možemo da je poboljšamo.

Reklamni kolačići

Ne koristimo reklamne kolačiće ni kolačiće za praćenje trećih strana.

Možete upravljati podešavanjima kolačića putem banera za pristanak na kolačiće koji se prikazuje prilikom prve posete ili putem podešavanja Vašeg pregledača.

10. Bezbednost podataka

Primenjujemo odgovarajuće tehničke i organizacione mere za zaštitu Vaših podataka o ličnosti od neovlašćenog pristupa, izmene, otkrivanja ili uništenja. Naše bezbednosne mere uključuju:

• Šifrovanje u prenosu — sva komunikacija između Vašeg pregledača i naših servera zaštićena je HTTPS/TLS šifrovanjem.
• Šifrovanje u mirovanju — podaci sačuvani u bazi podataka zaštićeni su šifrovanjem na nivou skladištenja.
• Kontrola pristupa i autentifikacija — pristup podacima je ograničen na ovlašćene korisnike putem autentifikacije i sistema dodeljivanja uloga.
• Row Level Security (RLS) politike — na nivou baze podataka primenjujemo politike bezbednosti na nivou redova koje obezbeđuju izolaciju podataka između organizacija. Korisnici jedne organizacije ne mogu pristupiti podacima druge organizacije.
• Redovne bezbednosne prakse — redovno pregledamo i ažuriramo naše bezbednosne mere i prakse u skladu sa industrijskim standardima.

Uprkos našim naporima, nijedan sistem prenosa ili čuvanja podataka putem interneta nije 100% bezbedan. Ne možemo garantovati apsolutnu bezbednost Vaših podataka, ali se obavezujemo na primenu razumnih mera zaštite.

11. Privatnost dece

Synqo usluga nije namenjena deci mlađoj od 16 godina. Svesno ne prikupljamo podatke o ličnosti dece. Ako otkrijemo da smo prikupili podatke od deteta mlađeg od 16 godina bez odgovarajućeg roditeljskog pristanka, preduzećemo korake za brzo brisanje tih podataka.

Ako ste roditelj ili staratelj i smatrate da je Vaše dete dostavilo podatke o ličnosti putem naše usluge, molimo Vas da nas kontaktirate na privacy@synqo.work kako bismo mogli da preduzmemo odgovarajuće mere.

12. Promene ove politike

Možemo povremeno ažurirati ovu Politiku privatnosti kako bismo odrazili promene u našim praksama, tehnologijama, zakonskim zahtevima ili iz drugih operativnih razloga.

U slučaju značajnih promena, obavestićemo Vas putem e-pošte ili putem obaveštenja unutar aplikacije pre nego što promene stupe na snagu. Datum poslednjeg ažuriranja na vrhu ove stranice biće ažuriran sa svakom revizijom.

Nastavak korišćenja Synqo usluge nakon objave izmena predstavlja Vaše prihvatanje ažurirane politike.

Prethodne verzije ove politike dostupne su na zahtev. Kontaktirajte nas na privacy@synqo.work ako želite da pristupite ranijim verzijama.

13. Kontakt

Za sva pitanja, zahteve ili pritužbe u vezi sa ovom Politikom privatnosti ili obradom Vaših podataka o ličnosti, možete nas kontaktirati: