Политика приватности

1. Увод — Ко смо ми

Synqo је платформа за управљање радном снагом (SaaS) која послодавцима и организацијама омогућава управљање распоредом, присуством, одсуствима и аналитиком радне снаге. Synqo послује као самостална делатност са седиштем у Босни и Херцеговини, а услуга је доступна путем веб-сајта https://synqo.work.

Ова Политика приватности објашњава које податке о личности прикупљамо, како их користимо, с ким их делимо, како их штитимо и која права имате у вези с Вашим подацима. Примењује се на све кориснике нашег веб-сајта и апликације, укључујући власнике организација, менаџере и запослене који користе платформу.

Коришћењем Synqo услуге потврђујете да сте прочитали и разумели ову Политику приватности. Ако се не слажете с било којим делом ове политике, молимо Вас да не користите нашу услугу.

2. Подаци које прикупљамо

Прикупљамо различите категорије података како бисмо Вам пружили и побољшали нашу услугу. У наставку су описане категорије података које обрађујемо.

2.1 Подаци о налогу

Када се региструјете за Synqo, прикупљамо Ваше име и презиме, адресу е-поште, назив организације и делатност. Ови подаци су неопходни за креирање и управљање Вашим налогом.

2.2 Подаци о запосленима / радној снази

Када као администратор или менаџер додајете запослене на платформу, прикупљамо имена и презимена, имејл адресе, бројеве телефона, бројеве запослених, додељене улоге, статус запослења и датуме уговора. Ове податке уноси администратор организације у име запослених.

2.3 Подаци о присуству и раду

Платформа бележи време пријаве и одјаве запослених, скенирања QR кодова, време пауза и укупне радне сате. Ови подаци су кључни за основну функционалност праћења присуства и радног времена.

Да би евиденција присуства била поуздана, уз сваку пријаву, одјаву, улаз у апликацију и неуспело скенирање QR кода бележимо ознаку уређаја (колачић synqo-device), IP адресу и врсту прегледача, а уз неуспело скенирање и колико је код био стар. Исто бележимо за таблет који приказује QR кодове на локацији. Из тога Synqo власнику организације јавља могуће злоупотребе, нпр. да се исти телефон користи за више запослених или да је скениран стар код. У организацији ове податке види само власник, а сваки запослени своје (менаџери виде само упозорења својих локација, без IP адреса и података о уређају). Не шаљу се е-поштом и бришу се после 90 дана.

2.4 Подаци о распореду

Обрађујемо податке о сменама, захтевима за годишњи одмор (PTO), празницима, захтевима за измену смене и распореду. Ови подаци омогућавају функционалности распоређивања и управљања одсуствима.

2.5 Подаци о плаћању

Када се претплатите на плаћени план, обрађујемо податке о претплати и наплати. Плаћања обрађује наш партнер Lemon Squeezy (Паддле). Ми не чувамо бројеве кредитних картица нити потпуне податке о платним средствима на нашим серверима.

2.6 Технички подаци

Аутоматски прикупљамо техничке податке када користите нашу услугу, укључујући IP адресе, кориснички агент, податке о прегледачу, тип уређаја и податке о оперативном систему. Ови подаци нам помажу у одржавању безбедности и побољшању перформанси.

2.7 Комуникациони подаци

Прикупљамо податке које нам доставите путем контакт образаца, пријава грешака и пријава на newsletter. Ово укључује Вашу адресу е-поште, име и садржај поруке.

2.8 Колачићи и сличне технологије

Користимо колачиће и сличне технологије за аутентификацију сесије, чување језичких подешавања и аналитику. За више информација погледајте одељак 9 (Колачићи) ове политике.

3. Како користимо Ваше податке

Ваше податке користимо у следеће сврхе:

• Пружање и функционисање услуге — управљање Вашим налогом, организацијом, локацијама и корисничким приступом.
• Распоређивање запослених, праћење присуства и управљање одсуствима — креирање смена, евиденција радног времена, обрада захтева за годишњи одмор и управљање празницима.
• Обрада плаћања и управљање претплатама — обрада уплата, надоградњи плана, отказивања и издавања рачуна путем нашег партнера за наплату.
• Слање трансакционих порука е-поште — поруке добродошлице, позивнице за запослене, потврде претплате, обавештења о променама и ресетовање лозинки.
• Аналитика и побољшање услуге — анализа образаца коришћења ради побољшања перформанси, корисничког искуства и функционалности платформе.
• Безбедност, спречавање превара и откривање злоупотреба — заштита интегритета платформе, откривање неовлашћеног приступа и спречавање злоупотребе услуге.
• Усклађеност са законом — поштовање применљивих закона, прописа и правних обавеза, укључујући одговарање на законите захтеве надлежних органа.

4. Правни основ за обраду података (GDPR)

У складу с Општом уредбом о заштити података (GDPR) и релевантним законима о заштити података у Босни и Херцеговини, обрађујемо Ваше податке о личности на основу следећих правних основа:

• Извршење уговора — обрада је неопходна за пружање услуге за коју сте се регистровали, укључујући управљање налогом, распоредом, присуством и одсуствима.
• Легитимни интереси — обрађујемо одређене податке на основу наших легитимних пословних интереса, укључујући безбедност платформе, аналитику, побољшање услуге и спречавање превара, под условом да ти интереси не превагну над Вашим правима.
• Пристанак — за одређене активности обраде, као што су претплата на newsletter и коришћење необавезних колачића, тражимо Ваш изричит пристанак. Пристанак можете опозвати у било ком тренутку.
• Законска обавеза — одређене податке морамо да чувамо ради поштовања законских обавеза, укључујући пореске и рачуноводствене евиденције.

5. Дељење података и треће стране

Не продајемо Ваше податке о личности. Податке делимо искључиво са пружаоцима услуга који су неопходни за функционисање наше платформе. Сваки пружалац обрађује податке у складу са сопственим уговорима о обради података.

• Супабасе — аутентификација и хостинг базе података. Сви подаци апликације (кориснички налози, подаци о организацији, евиденција присуства, распореди) чувају се у Супабасе инфраструктури.
• Верцел — хостинг, deployment и аналитика. Верцел обрађује логове захтева, податке о перформансама и посећености страница.
• Lemon Squeezy / Паддле — обрада плаћања и управљање претплатама. Обрађују податке о наплати, претплати и трансакцијама. Све податке о платним картицама обрађују искључиво ови партнери.
• Ресенд — достава трансакционих порука е-поште. Обрађује адресе е-поште и садржај порука како би испоручио поруке везане за услугу (позивнице, потврде, обавештења).
• Sentry — праћење грешака. Прикупља техничке податке о грешкама, који могу укључивати корисничке идентификаторе, како би нам помогао у дијагностиковању и отклањању проблема.
• Google Analytics (ако је омогућен) — анонимизована аналитика коришћења ради разумевања образаца посета и побољшања корисничког искуства.
• Антхропиц — AI асистент за распоред (само ако је укључен за Вашу фирму). Када власник постави питање, Антхропиц обрађује текст питања и податке распореда потребне за одговор (имена радника, смене, правила). Антхропиц не користи те податке за тренирање модела.
• Groq — AI асистент за распоред (само ако је укључен за Вашу фирму). Одговара први; Антхропиц преузима када Groq није доступан. Обрађује исте податке као Антхропиц и не користи их за тренирање модела.

6. Међународни преноси података

Неки од наших пружалаца услуга послују ван Европског економског простора (EEA) и Босне и Херцеговине. Конкретно, Супабасе, Верцел, Ресенд, Антхропиц и Groq имају седишта у Сједињеним Америчким Државама.

Када се подаци преносе ван EEA или Босне и Херцеговине, обезбеђујемо да постоје одговарајуће заштитне мере, укључујући стандардне уговорне клаузуле (SCC) које је одобрила Европска комисија, или друге правно признате механизме преноса.

Можете нас контактирати на privacy@synqo.work за више информација о конкретним заштитним мерама које се примењују на преносе података.

7. Чување података

Ваше податке чувамо само онолико дуго колико је потребно за сврхе описане у овој политици. Наша правила чувања су:

• Активни налози — подаци се чувају док је Ваш налог активан и док користите услугу.
• После брисања налога — подаци о личности се бришу у року од 30 дана од затварања налога, осим у случајевима када је чување законски обавезно.
• Резервне копије — подаци могу остати у шифрованим резервним копијама до 90 дана после брисања.
• Законске обавезе — одређене евиденције (нпр. порески и рачуноводствени записи) чувају се онолико дуго колико то закон захтева, обично 5 или више година.
• Подаци о уређају — ознака уређаја, IP адреса и врста прегледача забележени уз пријаве на посао, одјаве, пријаве у апликацију и неуспела скенирања бришу се после 90 дана; времена пријава и одјава остају.
• Newsletter — Ваша адреса е-поште се чува док се не одјавите са newslettera.
• Контакт обрасци — подаци послати путем контакт образаца и пријава грешака чувају се 12 месеци.

8. Ваша права (GDPR / Права лица на која се подаци односе)

У складу са важећим законима о заштити података, имате следећа права у вези са Вашим подацима о личности:

• Право приступа — имате право да затражите копију података о личности које о Вама чувамо.
• Право на исправку — имате право да затражите исправку нетачних или непотпуних података.
• Право на брисање (“право на заборав”) — имате право да затражите брисање Ваших података о личности, уз одређена законска ограничења.
• Право на ограничење обраде — имате право да затражите ограничење обраде Ваших података у одређеним околностима.
• Право на преносивост података — имате право да добијете Ваше податке у структурисаном, уобичајеном и машински читљивом формату.
• Право на приговор — имате право да уложите приговор на обраду Ваших података која се заснива на легитимним интересима.
• Право на опозив пристанка — када се обрада заснива на пристанку, имате право да опозовете пристанак у било ком тренутку, без утицаја на законитост обраде која је извршена пре опозива.
• Право на подношење притужбе — имате право да поднесете притужбу надлежном надзорном органу за заштиту података ако сматрате да је обрада Ваших података извршена противно прописима.

За остваривање било ког од наведених права, контактирајте нас на privacy@synqo.work. На Ваш захтев ћемо одговорити у року од 30 дана.

9. Колачићи

Наш веб-сајт користи колачиће — мале текстуалне датотеке које се чувају на Вашем уређају. Користимо следеће категорије колачића:

Неопходни колачићи

Ови колачићи су неопходни за функционисање веб-сајта и не могу се искључити. Укључују колачиће за аутентификацију сесије и чување језичке преференције (лоцале). Без ових колачића услуга не може исправно да функционише. У апликацији и на QR таблету користимо и колачић synqo-device: насумичну ознаку уређаја која траје до 400 дана и служи само за заштиту евиденције присуства (види одељак 2.3).

Аналитички колачићи

Користимо Верцел Analytics, а опционо и Google Analytics, за прикупљање анонимизованих података о коришћењу сајта. Ови колачићи нам помажу да разумемо како корисници користе нашу платформу и како можемо да је побољшамо.

Рекламни колачићи

Не користимо рекламне колачиће ни колачиће за праћење трећих страна.

Можете управљати подешавањима колачића путем банера за пристанак на колачиће који се приказује приликом прве посете или путем подешавања Вашег прегледача.

10. Безбедност података

Примењујемо одговарајуће техничке и организационе мере за заштиту Ваших података о личности од неовлашћеног приступа, измене, откривања или уништења. Наше безбедносне мере укључују:

• Шифровање у преносу — сва комуникација између Вашег прегледача и наших сервера заштићена је HTTPS/TLS шифровањем.
• Шифровање у мировању — подаци сачувани у бази података заштићени су шифровањем на нивоу складиштења.
• Контрола приступа и аутентификација — приступ подацима је ограничен на овлашћене кориснике путем аутентификације и система додељивања улога.
• Row Левел Security (RLS) политике — на нивоу базе података примењујемо политике безбедности на нивоу редова које обезбеђују изолацију података између организација. Корисници једне организације не могу приступити подацима друге организације.
• Редовне безбедносне праксе — редовно прегледамо и ажурирамо наше безбедносне мере и праксе у складу са индустријским стандардима.

Упркос нашим напорима, ниједан систем преноса или чувања података путем интернета није 100% безбедан. Не можемо гарантовати апсолутну безбедност Ваших података, али се обавезујемо на примену разумних мера заштите.

11. Приватност деце

Synqo услуга није намењена деци млађој од 16 година. Свесно не прикупљамо податке о личности деце. Ако откријемо да смо прикупили податке од детета млађег од 16 година без одговарајућег родитељског пристанка, предузећемо кораке за брзо брисање тих података.

Ако сте родитељ или старатељ и сматрате да је Ваше дете доставило податке о личности путем наше услуге, молимо Вас да нас контактирате на privacy@synqo.work како бисмо могли да предузмемо одговарајуће мере.

12. Промене ове политике

Можемо повремено ажурирати ову Политику приватности како бисмо одразили промене у нашим праксама, технологијама, законским захтевима или из других оперативних разлога.

У случају значајних промена, обавестићемо Вас путем е-поште или путем обавештења унутар апликације пре него што промене ступе на снагу. Датум последњег ажурирања на врху ове странице биће ажуриран са сваком ревизијом.

Наставак коришћења Synqo услуге након објаве измена представља Ваше прихватање ажуриране политике.

Претходне верзије ове политике доступне су на захтев. Контактирајте нас на privacy@synqo.work ако желите да приступите ранијим верзијама.

13. Контакт

За сва питања, захтеве или притужбе у вези са овом Политиком приватности или обрадом Ваших података о личности, можете нас контактирати: