Politika zasebnosti

1. Uvod — Kdo smo

Synqo je platforma za upravljanje delovne sile (SaaS), ki delodajalcem in organizacijam omogoča upravljanje urnikov, prisotnosti, odsotnosti in analitike delovne sile. Synqo posluje kot samostojna dejavnost s sedežem v Bosni in Hercegovini, storitev pa je na voljo na spletni strani https://synqo.work.

Ta politika zasebnosti pojasnjuje, katere osebne podatke zbiramo, kako jih uporabljamo, s kom jih delimo, kako jih varujemo in katere pravice imate glede svojih podatkov. Velja za vse uporabnike naše spletne strani in aplikacije, vključno z lastniki organizacij, vodji in zaposlenimi, ki uporabljajo platformo.

Z uporabo storitve Synqo potrjujete, da ste prebrali in razumeli to politiko zasebnosti. Če se zDelom te politike ne strinjate, naše storitve ne uporabljajte.

2. Podatki, ki jih zbiramo

Zbiramo različne vrste podatkov, da lahko zagotavljamo in izboljšujemo svojo storitev. Spodaj so opisane vrste podatkov, ki jih obdelujemo.

2.1 Podatki o računu

Ko se registrirate v Synqo, zbiramo vaše ime in priimek, e-poštni naslov, ime organizacije in dejavnost. Ti podatki so potrebni za ustvarjanje in upravljanje vašega računa.

2.2 Podatki o zaposlenih / delovni sili

Ko kot skrbnik ali vodja dodate zaposlene na platformo, zbiramo njihova imena in priimke, e-poštne naslove, telefonske številke, številke zaposlenih, dodeljene vloge, status zaposlitve in datume pogodb. Te podatke v imenu zaposlenih vnese skrbnik organizacije.

2.3 Podatki o prisotnosti in delu

Platforma beleži čase prihoda in odhoda zaposlenih, skeniranja kod QR, čase odmorov in skupne delovne ure. Ti podatki so ključni za osnovno delovanje spremljanja prisotnosti in delovnega časa.

Da bi bila evidenca prisotnosti zanesljiva, ob vsakem prihodu, odhodu, prijavi v aplikacijo in neuspešnem skeniranju kode QR beležimo identifikator naprave (piškotek synqo-device), naslov IP in vrsto brskalnika, ob neuspešnem skeniranju pa tudi, kako stara je bila koda. Enako beležimo za tablico, ki na lokaciji prikazuje kode QR. Na podlagi tega Synqo lastnika organizacije obvesti o morebitnih zlorabah, na primer o tem, da se isti telefon uporablja za več zaposlenih ali da je bila skenirana stara koda. V organizaciji te podatke vidi samo lastnik, vsak zaposleni pa svoje (vodje vidijo le opozorila svojih lokacij, brez naslovov IP in podatkov o napravi). Ne pošiljajo se po e-pošti in se izbrišejo po 90 dneh.

2.4 Podatki o urniku

Obdelujemo podatke o izmenah, zahtevkih za plačano odsotnost (PTO), praznikih, zahtevkih za menjavo izmene in urniku. Ti podatki omogočajo delovanje funkcij načrtovanja in upravljanja odsotnosti.

2.5 Podatki o plačilu

Ko se naročite na plačljivi paket, obdelujemo podatke o naročnini in obračunu. Plačila obdeluje naš partner Lemon Squeezy (Paddle). Številk kreditnih kartic ali celotnih podatkov o plačilnih sredstvih na naših strežnikih ne shranjujemo.

2.6 Tehnični podatki

Ko uporabljate našo storitev, samodejno zbiramo tehnične podatke, vključno z naslovi IP, nizi uporabniškega agenta, podatki o brskalniku, vrsto naprave in podatki o operacijskem sistemu. Ti podatki nam pomagajo ohranjati varnost in izboljševati delovanje.

2.7 Komunikacijski podatki

Zbiramo podatke, ki nam jih posredujete prek kontaktnih obrazcev, prijav napak in prijav na novice. To vključuje vaš e-poštni naslov, ime in vsebino sporočila.

2.8 Piškotki in podobne tehnologije

Piškotke in podobne tehnologije uporabljamo za overjanje seje, shranjevanje jezikovnih nastavitev in analitiko. Za več informacij glejte 9. razdelek (Piškotki) te politike.

3. Kako uporabljamo vaše podatke

Vaše podatke uporabljamo za naslednje namene:

• Zagotavljanje in delovanje storitve — upravljanje vašega računa, organizacije, lokacij in dostopa uporabnikov.
• Načrtovanje zaposlenih, spremljanje prisotnosti in upravljanje odsotnosti — ustvarjanje izmen, beleženje delovnih ur, obravnava zahtevkov za odsotnost in upravljanje praznikov.
• Obdelava plačil in upravljanje naročnin — obdelava plačil, nadgradenj paketa, odpovedi in izdajanje računov prek našega partnerja za obračun.
• Pošiljanje transakcijskih e-sporočil — e-sporočila dobrodošlice, vabila za zaposlene, potrditve naročnine, obvestila o spremembah in ponastavitve gesel.
• Analitika in izboljševanje storitve — analiza vzorcev uporabe za izboljšanje delovanja, uporabniške izkušnje in funkcionalnosti platforme.
• Varnost, preprečevanje goljufij in odkrivanje zlorab — varovanje celovitosti platforme, odkrivanje nepooblaščenega dostopa in preprečevanje zlorabe storitve.
• Skladnost z zakonodajo — spoštovanje veljavnih zakonov, predpisov in pravnih obveznosti, vključno z odzivanjem na zakonite zahteve organov.

4. Pravna podlaga za obdelavo (GDPR)

V skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR) in veljavnimi zakoni o varstvu podatkov v Bosni in Hercegovini vaše osebne podatke obdelujemo na naslednjih pravnih podlagah:

• Izvajanje pogodbe — obdelava je potrebna za zagotavljanje storitve, za katero ste se registrirali, vključno z upravljanjem računa, urnika, prisotnosti in odsotnosti.
• Zakoniti interesi — določene podatke obdelujemo na podlagi naših zakonitih poslovnih interesov, vključno z varnostjo platforme, analitiko, izboljšanjem storitve in preprečevanjem goljufij, pod pogojem, da ti interesi ne prevladajo nad Vašimi pravicami.
• Privolitev — za nekatere dejavnosti obdelave, kot so naročnine na novice in neobvezni piškotki, pridobimo Vašo izrecno privolitev. Privolitev lahko kadar koli prekličete.
• Zakonska obveznost — določene podatke moramo hraniti zaradi izpolnjevanja zakonskih obveznosti, vključno z davčnimi in računovodskimi evidencami.

5. Deljenje podatkov in tretje osebe

Vaših osebnih podatkov ne prodajamo. Podatke delimo samo z ponudniki storitev, ki so potrebni za delovanje naše platforme. Vsak ponudnik obdeluje podatke v skladu z lastnimi pogodbami o obdelavi podatkov.

• Supabase — avtentikacija in gostovanje baze podatkov. Vsi podatki aplikacije (uporabniški računi, podatki o podjetju, evidence prisotnosti, urniki) so shranjeni v infrastrukturi Supabase.
• Vercel — gostovanje, razmestitev in analitika. Vercel obdeluje dnevnike zahtevkov, podatke o zmogljivosti in informacije o obiskih strani.
• Lemon Squeezy / Paddle — obdelava plačil in upravljanje naročnin. Obdelujeta podatke o obračunavanju, naročnini in transakcijah. Vse podatke o plačilnih karticah obdelujeta izključno ta partnerja.
• Resend — dostava transakcijske e-pošte. Obdeluje e-poštne naslove in vsebino e-pošte za dostavo sporočil, povezanih s storitvijo (vabila, potrditve, obvestila).
• Sentry — spremljanje napak. Zbira tehnične podatke o napakah, ki lahko vključujejo identifikatorje uporabnikov, da nam pomaga pri diagnosticiranju in odpravljanju težav.
• Google Analytics (če je omogočen) — anonimizirana analitika uporabe za razumevanje vzorcev obiskov in izboljšanje uporabniške izkušnje.
• Anthropic — pomočnik AI za urnik (samo če je vklopljen za Vaše podjetje). Ko lastnik postavi vprašanje, Anthropic obdela vprašanje in podatke urnika, potrebne za odgovor (imena delavcev, izmene, pravila). Anthropic teh podatkov ne uporablja za učenje svojih modelov.
• Groq — pomočnik AI za urnik (samo če je vklopljen za Vaše podjetje). Odgovori prvi; Anthropic prevzame, kadar Groq ni na voljo. Groq obdeluje iste podatke kot Anthropic in jih ne uporablja za učenje modelov.

6. Mednarodni prenosi podatkov

Nekateri naši ponudniki storitev delujejo zunaj Evropskega gospodarskega prostora (EGP) in Bosne in Hercegovine. Natančneje, Supabase, Vercel, Resend, Anthropic in Groq imajo sedež v Združenih državah Amerike.

Kadar se podatki prenašajo zunaj EGP ali Bosne in Hercegovine, zagotovimo ustrezne zaščitne ukrepe, vključno s standardnimi pogodbenimi določili (SCC), ki jih je odobrila Evropska komisija, ali drugimi pravno priznanimi mehanizmi prenosa.

Za več informacij o posebnih zaščitnih ukrepih, ki se uporabljajo pri prenosih podatkov, nas lahko kontaktirate na privacy@synqo.work.

7. Hramba podatkov

Vaše podatke hranimo samo toliko časa, kot je potrebno za namene, opisane v tej politiki. Naše prakse hrambe so:

• Aktivni računi — podatki se hranijo, dokler je Vaš račun aktiven in storitev uporabljate.
• Po izbrisu računa — osebni podatki se odstranijo v 30 dneh po zaprtju računa, razen kadar je hramba zakonsko zahtevana.
• Varnostne kopije — podatki lahko po izbrisu ostanejo v šifriranih varnostnih kopijah do 90 dni.
• Zakonske obveznosti — določene evidence (npr. davčne in računovodske) se hranijo toliko časa, kot zahteva zakon, običajno 5 let ali več.
• Podatki o napravi — identifikator naprave, naslov IP in vrsta brskalnika, zabeleženi ob prihodih, odhodih, prijavah in neuspelih skeniranjih, se izbrišejo po 90 dneh; časi prihodov in odhodov ostanejo.
• Novice — Vaš e-poštni naslov se hrani, dokler se ne odjavite od novic.
• Kontaktna sporočila — podatki, poslani prek kontaktnih obrazcev in prijav napak, se hranijo 12 mesecev.

8. Vaše pravice (GDPR / pravice posameznika)

V skladu z veljavnimi zakoni o varstvu podatkov imate v zvezi z Vašimi osebnimi podatki naslednje pravice:

• Pravica do dostopa — imate pravico zahtevati kopijo osebnih podatkov, ki jih hranimo o Vas.
• Pravica do popravka — imate pravico zahtevati popravek netočnih ali nepopolnih podatkov.
• Pravica do izbrisa („pravica do pozabe“) — imate pravico zahtevati izbris Vaših osebnih podatkov ob upoštevanju določenih zakonskih omejitev.
• Pravica do omejitve obdelave — imate pravico zahtevati omejitev obdelave Vaših podatkov v določenih okoliščinah.
• Pravica do prenosljivosti podatkov — imate pravico prejeti svoje podatke v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki.
• Pravica do ugovora — imate pravico ugovarjati obdelavi Vaših podatkov, ki temelji na zakonitih interesih.
• Pravica do preklica privolitve — kadar obdelava temelji na privolitvi, imate pravico privolitev kadar koli preklicati, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave, opravljene pred preklicem.
• Pravica do vložitve pritožbe — imate pravico vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu za varstvo podatkov, če menite, da so bili Vaši podatki obdelani v nasprotju z veljavnimi predpisi.

Za uveljavljanje katere koli od zgornjih pravic nas kontaktirajte na privacy@synqo.work. Na Vašo zahtevo bomo odgovorili v 30 dneh.

9. Piškotki

Naše spletno mesto uporablja piškotke — majhne besedilne datoteke, shranjene na Vaši napravi. Uporabljamo naslednje kategorije piškotkov:

Nujni piškotki

Ti piškotki so potrebni za delovanje spletnega mesta in jih ni mogoče izklopiti. Vključujejo piškotke za overitev seje in shranjevanje jezikovne nastavitve (locale). Brez teh piškotkov storitev ne more delovati pravilno. V aplikaciji in na tablici QR uporabljamo tudi piškotek synqo-device: naključno oznako naprave, ki velja do 400 dni in služi samo za zaščito evidence prisotnosti (glejte razdelek 2.3).

Analitični piškotki

Uporabljamo Vercel Analytics in po izbiri Google Analytics za zbiranje anonimiziranih podatkov o uporabi spletnega mesta. Ti piškotki nam pomagajo razumeti, kako uporabniki uporabljajo našo platformo in kako jo lahko izboljšamo.

Oglaševalski piškotki

Ne uporabljamo oglaševalskih piškotkov ali piškotkov tretjih oseb za sledenje.

Nastavitve piškotkov lahko upravljate prek pasice za privolitev, ki se prikaže ob prvem obisku, ali v nastavitvah brskalnika.

10. Varnost podatkov

Izvajamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito Vaših osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, spremembo, razkritjem ali uničenjem. Naši varnostni ukrepi vključujejo:

• Šifriranje med prenosom — vsa komunikacija med Vašim brskalnikom in našimi strežniki je zaščitena s šifriranjem HTTPS/TLS.
• Šifriranje shranjenih podatkov — podatki v zbirki podatkov so zaščiteni s šifriranjem na ravni shrambe.
• Nadzor dostopa in overjanje — dostop do podatkov je omejen na pooblaščene uporabnike prek overjanja in sistema vlog.
• Pravilniki Row Level Security (RLS) — na ravni zbirke podatkov uporabljamo pravilnike varnosti na ravni vrstic, ki zagotavljajo ločenost podatkov med organizacijami. Uporabniki ene organizacije ne morejo dostopati do podatkov druge.
• Redne varnostne prakse — redno pregledujemo in posodabljamo svoje varnostne ukrepe in prakse v skladu s standardi panoge.

Kljub našim prizadevanjem noben način prenosa ali shranjevanja podatkov prek interneta ni 100-odstotno varen. Absolutne varnosti Vaših podatkov ne moremo zagotoviti, zavezujemo pa se k uporabi razumnih zaščitnih ukrepov.

11. Zasebnost otrok

Storitev Synqo ni namenjena otrokom, mlajšim od 16 let. Osebnih podatkov otrok ne zbiramo zavestno. Če ugotovimo, da smo zbrali podatke otroka, mlajšega od 16 let, brez ustreznega soglasja staršev, bomo takoj ukrepali za izbris teh podatkov.

Če ste starš ali skrbnik in menite, da je Vaš otrok posredoval osebne podatke prek naše storitve, nas kontaktirajte na privacy@synqo.work, da lahko ustrezno ukrepamo.

12. Spremembe te politike

To politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo zaradi sprememb naših praks, tehnologij, zakonskih zahtev ali drugih operativnih razlogov.

O bistvenih spremembah Vas bomo obvestili po e-pošti ali z obvestilom v aplikaciji, preden začnejo veljati. Datum zadnje posodobitve na vrhu te strani bo posodobljen ob vsaki spremembi.

Z nadaljnjo uporabo storitve Synqo po objavi sprememb sprejemate posodobljeno politiko.

Prejšnje različice te politike so na voljo na zahtevo. Kontaktirajte nas na privacy@synqo.work, če želite dostop do starejših različic.

13. Kontakt

Za vsa vprašanja, zahteve ali pritožbe v zvezi s to politiko zasebnosti ali obdelavo Vaših osebnih podatkov nas lahko kontaktirate: