Zásady ochrany osobných údajov

1. Úvod — Kto sme

Synqo je platforma na správu pracovnej sily ako služba (SaaS), ktorá pomáha zamestnávateľom a organizáciám spravovať rozpis zmien, dochádzku, voľno a analytiku pracovnej sily. Synqo prevádzkuje živnostník so sídlom v Bosne a Hercegovine a služba je dostupná na adrese https://synqo.work.

Tieto Zásady ochrany osobných údajov vysvetľujú, aké osobné údaje zhromažďujeme, ako ich používame, s kým ich zdieľame, ako ich chránime a aké práva máte v súvislosti so svojimi údajmi. Vzťahujú sa na všetkých používateľov našej webovej stránky a aplikácie vrátane vlastníkov organizácií, manažérov a zamestnancov, ktorí platformu používajú.

Používaním služby Synqo potvrdzujete, že ste si prečítali tieto Zásady ochrany osobných údajov a porozumeli im. Ak s niektorou časťou týchto zásad nesúhlasíte, našu službu, prosím, nepoužívajte.

2. Údaje, ktoré zhromažďujeme

Zhromažďujeme rôzne kategórie údajov, aby sme mohli poskytovať a zlepšovať našu službu. Nižšie sú uvedené kategórie údajov, ktoré spracúvame.

2.1 Údaje o účte

Pri registrácii do služby Synqo zhromažďujeme Vaše meno a priezvisko, e-mailovú adresu, názov organizácie a odvetvie. Tieto údaje sú nevyhnutné na vytvorenie a správu Vášho účtu.

2.2 Údaje o zamestnancoch / pracovnej sile

Keď ako administrátor alebo manažér pridávate zamestnancov na platformu, zhromažďujeme ich mená a priezviská, e-mailové adresy, telefónne čísla, osobné čísla zamestnancov, pridelené roly, stav zamestnania a dátumy zmlúv. Tieto údaje zadáva administrátor organizácie v mene zamestnancov.

2.3 Údaje o dochádzke a práci

Platforma zaznamenáva časy príchodu a odchodu zamestnancov, skenovania QR kódov, časy prestávok a celkový počet odpracovaných hodín. Tieto údaje sú kľúčové pre základnú funkciu sledovania dochádzky a pracovného času.

Aby boli záznamy o dochádzke spoľahlivé, pri každom príchode, odchode, prihlásení do aplikácie a neúspešnom skenovaní QR kódu zaznamenávame identifikátor zariadenia (súbor cookie synqo-device), IP adresu a typ prehliadača a pri neúspešnom skenovaní aj to, aký starý bol kód. To isté zaznamenávame pre tablet, ktorý zobrazuje QR kódy na prevádzke. Na základe toho Synqo informuje vlastníka organizácie o možnom zneužití, napríklad ak sa jeden telefón používa pre viacerých zamestnancov alebo ak sa naskenoval starý kód. V rámci organizácie tieto údaje vidí iba vlastník a každý zamestnanec svoje vlastné (manažéri vidia iba upozornenia svojich prevádzok, bez IP adries a údajov o zariadení). Nikdy sa neposielajú e-mailom a po 90 dňoch sa odstraňujú.

2.4 Údaje o rozpise zmien

Spracúvame údaje o zmenách, žiadostiach o platené voľno (PTO), sviatkoch, žiadostiach o výmenu zmeny a rozpise zmien. Tieto údaje umožňujú funkcie plánovania a správy voľna.

2.5 Platobné údaje

Keď si predplatíte platený tarif, spracúvame údaje o predplatnom a fakturácii. Platby spracúva náš partner Lemon Squeezy (Paddle). Čísla kreditných kariet ani úplné údaje o platobných prostriedkoch na našich serveroch neukladáme.

2.6 Technické údaje

Pri používaní našej služby automaticky zhromažďujeme technické údaje vrátane IP adries, reťazcov user agent, informácií o prehliadači, typu zariadenia a údajov o operačnom systéme. Tieto údaje nám pomáhajú udržiavať bezpečnosť a zlepšovať výkon.

2.7 Komunikačné údaje

Zhromažďujeme informácie, ktoré nám poskytnete prostredníctvom kontaktných formulárov, nahlásení chýb a prihlásení na odber newslettera. Patrí sem Vaša e-mailová adresa, meno a obsah správy.

2.8 Súbory cookie a podobné technológie

Súbory cookie a podobné technológie používame na overenie relácie, ukladanie jazykových preferencií a analytiku. Viac informácií nájdete v časti 9 (Súbory cookie) týchto zásad.

3. Ako používame Vaše údaje

Vaše údaje používame na tieto účely:

• Poskytovanie a prevádzka služby — správa Vášho účtu, organizácie, prevádzok a prístupu používateľov.
• Plánovanie zmien zamestnancov, sledovanie dochádzky a správa voľna — vytváranie zmien, evidencia pracovného času, vybavovanie žiadostí o voľno a správa sviatkov.
• Spracovanie platieb a správa predplatného — vybavovanie platieb, zmien tarifu, zrušení a fakturácie prostredníctvom nášho partnera pre platby.
• Odosielanie transakčných e-mailov — uvítacie e-maily, pozvánky pre zamestnancov, potvrdenia predplatného, oznámenia o zmenách a obnovenie hesla.
• Analytika a zlepšovanie služby — analýza vzorcov používania na zlepšenie výkonu, používateľského zážitku a funkcií platformy.
• Bezpečnosť, prevencia podvodov a odhaľovanie zneužitia — ochrana integrity platformy, odhaľovanie neoprávneného prístupu a predchádzanie zneužitiu služby.
• Dodržiavanie právnych predpisov — súlad s platnými zákonmi, predpismi a právnymi povinnosťami vrátane reakcie na zákonné žiadosti orgánov.

4. Právny základ spracúvania (GDPR)

V súlade so Všeobecným nariadením o ochrane údajov (GDPR) a príslušnými zákonmi o ochrane údajov v Bosne a Hercegovine spracúvame Vaše osobné údaje na týchto právnych základoch:

• Plnenie zmluvy — spracúvanie je nevyhnutné na poskytovanie služby, na ktorú ste sa zaregistrovali, vrátane správy účtu, rozpisu zmien, dochádzky a správy voľna.
• Oprávnené záujmy — niektoré údaje spracúvame na základe našich oprávnených obchodných záujmov, vrátane bezpečnosti platformy, analytiky, zlepšovania služby a predchádzania podvodom, pokiaľ tieto záujmy neprevažujú nad Vašimi právami.
• Súhlas — pri niektorých spracovateľských činnostiach, ako sú odber newslettera a voliteľné súbory cookie, získavame Váš výslovný súhlas. Súhlas môžete kedykoľvek odvolať.
• Zákonná povinnosť — určité údaje musíme uchovávať, aby sme splnili zákonné povinnosti, vrátane daňových a účtovných záznamov.

5. Zdieľanie údajov a tretie strany

Vaše osobné údaje nepredávame. Údaje zdieľame len s poskytovateľmi služieb, ktorí sú nevyhnutní na fungovanie našej platformy. Každý poskytovateľ spracúva údaje v súlade s vlastnými zmluvami o spracúvaní údajov.

• Supabase — overovanie používateľov a hosting databázy. Všetky údaje aplikácie (používateľské účty, údaje o spoločnosti, záznamy o dochádzke, rozpisy zmien) sú uložené v infraštruktúre Supabase.
• Vercel — hosting, nasadzovanie a analytika. Vercel spracúva záznamy požiadaviek, údaje o výkone a informácie o návštevnosti stránok.
• Lemon Squeezy / Paddle — spracovanie platieb a správa predplatného. Spracúvajú fakturačné údaje, údaje o predplatnom a podrobnosti o transakciách. Všetky údaje o platobných kartách spracúvajú výlučne títo partneri.
• Resend — doručovanie transakčných e-mailov. Spracúva e-mailové adresy a obsah e-mailov na doručenie správ súvisiacich so službou (pozvánky, potvrdenia, upozornenia).
• Sentry — monitorovanie chýb. Zhromažďuje technické údaje o chybách, ktoré môžu zahŕňať identifikátory používateľov, aby nám pomohol diagnostikovať a odstraňovať problémy.
• Google Analytics (ak je zapnutý) — anonymizovaná analytika používania na pochopenie vzorcov návštevnosti a zlepšenie používateľskej skúsenosti.
• Anthropic — AI asistent pre rozpis zmien (len ak je zapnutý pre Vašu spoločnosť). Keď vlastník položí otázku, Anthropic spracúva otázku a údaje rozpisu potrebné na odpoveď (mená pracovníkov, zmeny, pravidlá). Anthropic tieto údaje nepoužíva na trénovanie svojich modelov.
• Groq — AI asistent pre rozpis zmien (len ak je zapnutý pre Vašu spoločnosť). Odpovedá ako prvý; Anthropic ho nahradí, keď Groq nie je dostupný. Groq spracúva rovnaké údaje ako Anthropic a nepoužíva ich na trénovanie modelov.

6. Medzinárodné prenosy údajov

Niektorí z našich poskytovateľov služieb pôsobia mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP) a Bosny a Hercegoviny. Konkrétne, Supabase, Vercel, Resend, Anthropic a Groq majú sídlo v Spojených štátoch amerických.

Keď sa údaje prenášajú mimo EHP alebo Bosny a Hercegoviny, zabezpečujeme primerané záruky, vrátane štandardných zmluvných doložiek (SCC) schválených Európskou komisiou alebo iných právne uznaných mechanizmov prenosu.

Ak chcete získať viac informácií o konkrétnych zárukách uplatňovaných pri prenosoch údajov, môžete nás kontaktovať na privacy@synqo.work.

7. Uchovávanie údajov

Vaše údaje uchovávame len tak dlho, ako je potrebné na účely opísané v týchto zásadách. Naše pravidlá uchovávania sú tieto:

• Aktívne účty — údaje sa uchovávajú, kým je Váš účet aktívny a službu používate.
• Po odstránení účtu — osobné údaje sa odstránia do 30 dní od zrušenia účtu, okrem prípadov, keď je uchovávanie zo zákona povinné.
• Zálohy — údaje môžu zostať v šifrovaných zálohách až 90 dní po odstránení.
• Zákonné povinnosti — určité záznamy (napr. daňové a účtovné) sa uchovávajú tak dlho, ako vyžaduje zákon, zvyčajne 5 alebo viac rokov.
• Údaje o zariadení — identifikátor zariadenia, IP adresa a typ prehliadača zaznamenané pri príchodoch, odchodoch, prihláseniach a neúspešných skenovaniach sa odstránia po 90 dňoch; časy príchodov a odchodov zostávajú.
• Newsletter — Vaša e-mailová adresa sa uchováva, kým sa neodhlásite z odberu newslettera.
• Kontaktné formuláre — údaje odoslané prostredníctvom kontaktných formulárov a nahlásení chýb sa uchovávajú 12 mesiacov.

8. Vaše práva (GDPR / práva dotknutej osoby)

Podľa platných právnych predpisov o ochrane údajov máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi tieto práva:

• Právo na prístup — máte právo požiadať o kópiu osobných údajov, ktoré o Vás uchovávame.
• Právo na opravu — máte právo požiadať o opravu nesprávnych alebo neúplných údajov.
• Právo na vymazanie („právo byť zabudnutý“) — máte právo požiadať o vymazanie svojich osobných údajov, s výhradou určitých zákonných obmedzení.
• Právo na obmedzenie spracúvania — máte právo požiadať o obmedzenie spracúvania svojich údajov za určitých okolností.
• Právo na prenosnosť údajov — máte právo získať svoje údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte.
• Právo namietať — máte právo namietať proti spracúvaniu svojich údajov, ktoré sa zakladá na oprávnených záujmoch.
• Právo odvolať súhlas — ak je spracúvanie založené na súhlase, máte právo súhlas kedykoľvek odvolať, bez vplyvu na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním.
• Právo podať sťažnosť — máte právo podať sťažnosť príslušnému dozornému orgánu pre ochranu údajov, ak sa domnievate, že vaše údaje boli spracované v rozpore s platnými predpismi.

Ak chcete uplatniť ktorékoľvek z vyššie uvedených práv, kontaktujte nás na privacy@synqo.work. Na Vašu žiadosť odpovieme do 30 dní.

9. Súbory cookie

Naša webová stránka používa súbory cookie — malé textové súbory uložené vo Vašom zariadení. Používame tieto kategórie súborov cookie:

Nevyhnutné súbory cookie

Tieto súbory cookie sú nevyhnutné na fungovanie webovej stránky a nemožno ich vypnúť. Patria medzi ne súbory cookie na overenie relácie a uloženie jazykovej predvoľby. Bez týchto súborov cookie služba nemôže správne fungovať. V aplikácii a na tablete s QR kódom používame aj súbor cookie synqo-device: náhodný identifikátor zariadenia, ktorý platí až 400 dní a slúži len na ochranu záznamov o dochádzke (pozrite si časť 2.3).

Analytické súbory cookie

Používame Vercel Analytics a voliteľne Google Analytics na zber anonymizovaných údajov o používaní stránky. Tieto súbory cookie nám pomáhajú pochopiť, ako používatelia využívajú našu platformu a ako ju môžeme vylepšiť.

Reklamné súbory cookie

Nepoužívame reklamné súbory cookie ani súbory cookie na sledovanie treťmi stranami.

Predvoľby súborov cookie môžete spravovať cez banner so súhlasom, ktorý sa zobrazí pri prvej návšteve, alebo v nastaveniach Vášho prehliadača.

10. Bezpečnosť údajov

Uplatňujeme primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu Vašich osobných údajov pred neoprávneným prístupom, zmenou, zverejnením alebo zničením. Naše bezpečnostné opatrenia zahŕňajú:

• Šifrovanie pri prenose — celá komunikácia medzi Vaším prehliadačom a našimi servermi je chránená šifrovaním HTTPS/TLS.
• Šifrovanie uložených údajov — údaje uložené v databáze sú chránené šifrovaním na úrovni úložiska.
• Kontrola prístupu a overovanie — prístup k údajom je obmedzený na oprávnených používateľov prostredníctvom overovania a systému rolí.
• Politiky Row Level Security (RLS) — na úrovni databázy uplatňujeme politiky zabezpečenia na úrovni riadkov, ktoré zaisťujú izoláciu údajov medzi spoločnosťami. Používatelia jednej spoločnosti nemajú prístup k údajom inej spoločnosti.
• Pravidelné bezpečnostné postupy — pravidelne kontrolujeme a aktualizujeme naše bezpečnostné opatrenia a postupy v súlade s odvetvovými štandardmi.

Napriek našej snahe nie je žiadny spôsob prenosu ani ukladania údajov cez internet 100 % bezpečný. Nemôžeme zaručiť absolútnu bezpečnosť Vašich údajov, ale zaväzujeme sa uplatňovať primerané ochranné opatrenia.

11. Ochrana súkromia detí

Služba Synqo nie je určená deťom mladším ako 16 rokov. Vedome nezhromažďujeme osobné údaje detí. Ak zistíme, že sme získali údaje od dieťaťa mladšieho ako 16 rokov bez primeraného súhlasu rodiča, urýchlene podnikneme kroky na ich odstránenie.

Ak ste rodič alebo zákonný zástupca a domnievate sa, že Vaše dieťa poskytlo osobné údaje prostredníctvom našej služby, kontaktujte nás na privacy@synqo.work, aby sme mohli prijať primerané opatrenia.

12. Zmeny tejto politiky

Tieto Zásady ochrany osobných údajov môžeme z času na čas aktualizovať, aby odrážali zmeny v našich postupoch, technológiách, právnych požiadavkách alebo z iných prevádzkových dôvodov.

O podstatných zmenách Vás budeme informovať e-mailom alebo oznámením v aplikácii pred nadobudnutím ich účinnosti. Dátum poslednej aktualizácie v hornej časti tejto stránky sa pri každej aktualizácii zmení.

Ak budete službu Synqo používať aj po zverejnení zmien, znamená to, že aktualizované zásady prijímate.

Predchádzajúce verzie týchto zásad sú k dispozícii na požiadanie. Ak chcete získať staršie verzie, kontaktujte nás na privacy@synqo.work.

13. Kontakt

V prípade akýchkoľvek otázok, žiadostí alebo sťažností týkajúcich sa týchto Zásad ochrany osobných údajov alebo spracúvania Vašich osobných údajov nás môžete kontaktovať: