Politica de confidențialitate

1. Introducere — Cine suntem

Synqo este o platformă software ca serviciu (SaaS) pentru gestionarea forței de muncă, care ajută angajatorii și organizațiile să gestioneze graficul de lucru, prezența, concediile și analizele privind forța de muncă. Synqo își desfășoară activitatea ca persoană fizică autorizată, cu sediul în Bosnia și Herțegovina, iar serviciul este disponibil la adresa https://synqo.work.

Această Politică de confidențialitate explică ce date personale colectăm, cum le folosim, cu cine le partajăm, cum le protejăm și ce drepturi aveți în legătură cu datele dumneavoastră. Se aplică tuturor utilizatorilor site-ului și aplicației noastre, inclusiv proprietarilor de organizații, managerilor și angajaților care folosesc platforma.

Prin utilizarea serviciului Synqo, confirmați că ați citit și înțeles această Politică de confidențialitate. Dacă nu sunteți de acord cu vreo parte a acestei politici, vă rugăm să nu utilizați serviciul nostru.

2. Datele pe care le colectăm

Colectăm diverse categorii de date pentru a furniza și a îmbunătăți serviciul nostru. Mai jos sunt categoriile de date pe care le prelucrăm.

2.1 Datele contului

Când vă înregistrați în Synqo, colectăm numele și prenumele dumneavoastră, adresa de e-mail, numele organizației și domeniul de activitate. Aceste date sunt necesare pentru crearea și gestionarea contului dumneavoastră.

2.2 Datele angajaților / forței de muncă

Când, în calitate de administrator sau manager, adăugați angajați în platformă, colectăm numele, adresele de e-mail, numerele de telefon, numerele de angajat, rolurile atribuite, statutul de angajare și datele contractelor. Aceste date sunt introduse de administratorul organizației în numele angajaților.

2.3 Datele de prezență și de lucru

Platforma înregistrează orele de pontare intrare și pontare ieșire ale angajaților, scanările codurilor QR, orele pauzelor și totalul orelor lucrate. Aceste date sunt esențiale pentru funcționalitatea de bază a serviciului, urmărirea prezenței și a timpului de lucru.

Pentru ca evidența prezenței să fie fiabilă, la fiecare pontare intrare, pontare ieșire, conectare în aplicație și scanare QR eșuată înregistrăm un identificator al dispozitivului (cookie-ul synqo-device), adresa IP și tipul de browser, iar la o scanare eșuată și cât de vechi era codul. Înregistrăm aceleași date pentru tableta care afișează codurile QR într-o locație. Pe baza lor, Synqo informează proprietarul organizației despre posibile abuzuri, de exemplu un singur telefon folosit pentru mai mulți angajați sau scanarea unui cod vechi. În cadrul organizației, aceste detalii le vede doar proprietarul, iar fiecare angajat le vede pe ale sale (managerii văd doar alertele locațiilor lor, fără adrese IP și detalii despre dispozitiv). Nu sunt trimise niciodată prin e-mail și sunt șterse după 90 de zile.

2.4 Datele graficului de lucru

Prelucrăm date despre ture, cereri de concediu plătit (PTO), sărbători, cereri de schimb de tură și graficul de lucru. Aceste date stau la baza funcțiilor de planificare și de gestionare a concediilor.

2.5 Datele de plată

Când vă abonați la un plan plătit, prelucrăm informații despre abonament și facturare. Plățile sunt procesate de partenerul nostru Lemon Squeezy (Paddle). Nu stocăm numere de carduri de credit sau date complete ale instrumentelor de plată pe serverele noastre.

2.6 Date tehnice

Colectăm automat date tehnice când utilizați serviciul nostru, inclusiv adrese IP, șirul user agent, informații despre browser, tipul dispozitivului și date despre sistemul de operare. Aceste date ne ajută să menținem securitatea și să îmbunătățim performanța.

2.7 Date de comunicare

Colectăm informațiile pe care ni le transmiteți prin formularele de contact, raportările de erori și înscrierile la buletinul informativ. Acestea includ adresa dumneavoastră de e-mail, numele și conținutul mesajului.

2.8 Cookie-uri și tehnologii similare

Folosim cookie-uri și tehnologii similare pentru autentificarea sesiunii, memorarea preferințelor de limbă și analize. Pentru mai multe informații, consultați secțiunea 9 (Cookie-uri) a acestei politici.

3. Cum folosim datele dumneavoastră

Folosim datele dumneavoastră în următoarele scopuri:

• Furnizarea și funcționarea serviciului — gestionarea contului, a organizației, a locațiilor și a accesului utilizatorilor.
• Planificarea angajaților, urmărirea prezenței și gestionarea concediilor — crearea turelor, înregistrarea orelor lucrate, procesarea cererilor de concediu și gestionarea sărbătorilor.
• Procesarea plăților și gestionarea abonamentelor — efectuarea plăților, trecerea la un plan superior, anulările și emiterea facturilor prin partenerul nostru de facturare.
• Trimiterea e-mailurilor tranzacționale — e-mailuri de bun venit, invitații pentru angajați, confirmări de abonament, notificări de modificări și resetări de parolă.
• Analize și îmbunătățirea serviciului — analiza modurilor de utilizare pentru a îmbunătăți performanța, experiența utilizatorilor și funcționalitatea platformei.
• Securitate, prevenirea fraudelor și depistarea abuzurilor — protejarea integrității platformei, depistarea accesului neautorizat și prevenirea utilizării abuzive a serviciului.
• Conformitate legală — respectarea legilor, reglementărilor și obligațiilor legale aplicabile, inclusiv răspunsul la cererile legale ale autorităților.

4. Temeiul juridic al prelucrării (GDPR)

În conformitate cu Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) și cu legile aplicabile privind protecția datelor din Bosnia și Herțegovina, prelucrăm datele dumneavoastră personale pe baza următoarelor temeiuri juridice:

• Executarea contractului — prelucrarea este necesară pentru furnizarea serviciului pentru care v-ați înregistrat, inclusiv gestionarea contului, a graficului de lucru, a prezenței și a concediilor.
• Interese legitime — prelucrăm anumite date pe baza intereselor noastre comerciale legitime, inclusiv securitatea platformei, analiza, îmbunătățirea serviciului și prevenirea fraudei, cu condiția ca aceste interese să nu prevaleze asupra drepturilor dumneavoastră.
• Consimțământ — pentru anumite activități de prelucrare, cum ar fi abonarea la newsletter și cookie-urile opționale, solicităm consimțământul dumneavoastră explicit. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment.
• Obligație legală — suntem obligați să păstrăm anumite date pentru a respecta obligațiile legale, inclusiv evidențele fiscale și contabile.

5. Partajarea datelor și terțe părți

Nu vă vindem datele personale. Partajăm date doar cu furnizorii de servicii necesari pentru funcționarea platformei noastre. Fiecare furnizor prelucrează datele în conformitate cu propriile acorduri de prelucrare a datelor.

• Supabase — autentificare și găzduirea bazei de date. Toate datele aplicației (conturi de utilizator, date despre companie, evidențe de prezență, grafice de lucru) sunt stocate în infrastructura Supabase.
• Vercel — găzduire, implementare și analiză. Vercel prelucrează jurnalele de cereri, datele de performanță și informațiile despre vizitele paginilor.
• Lemon Squeezy / Paddle — procesarea plăților și gestionarea abonamentelor. Acestea gestionează datele de facturare, datele abonamentului și detaliile tranzacțiilor. Toate datele cardurilor de plată sunt prelucrate exclusiv de acești parteneri.
• Resend — trimiterea e-mailurilor tranzacționale. Prelucrează adresele de e-mail și conținutul e-mailurilor pentru a livra mesaje legate de serviciu (invitații, confirmări, notificări).
• Sentry — monitorizarea erorilor. Colectează date tehnice despre erori, care pot include identificatori de utilizator, pentru a ne ajuta să diagnosticăm și să remediem problemele.
• Google Analytics (dacă este activat) — analiză anonimizată a utilizării, pentru a înțelege tiparele de vizitare și a îmbunătăți experiența utilizatorilor.
• Anthropic — asistent AI pentru graficul de lucru (doar dacă este activat pentru compania dumneavoastră). Când proprietarul pune o întrebare, Anthropic prelucrează întrebarea și datele graficului necesare pentru a răspunde (numele lucrătorilor, ture, reguli). Anthropic nu folosește aceste date pentru a-și antrena modelele.
• Groq — asistent AI pentru graficul de lucru (doar dacă este activat pentru compania dumneavoastră). Răspunde primul; Anthropic preia când Groq nu este disponibil. Groq prelucrează aceleași date ca Anthropic și nu le folosește pentru antrenarea modelelor.

6. Transferuri internaționale de date

Unii dintre furnizorii noștri de servicii își desfășoară activitatea în afara Spațiului Economic European (SEE) și a Bosniei și Herțegovinei. Mai exact, Supabase, Vercel, Resend, Anthropic și Groq au sediul în Statele Unite ale Americii.

Când datele sunt transferate în afara SEE sau a Bosniei și Herțegovinei, ne asigurăm că există garanții adecvate, inclusiv clauze contractuale standard (SCC) aprobate de Comisia Europeană, sau alte mecanisme de transfer recunoscute legal.

ne puteți contacta la privacy@synqo.work pentru mai multe informații despre garanțiile specifice aplicate transferurilor de date.

7. Păstrarea datelor

Vă păstrăm datele doar pe perioada necesară scopurilor descrise în această politică. Practicile noastre de păstrare sunt:

• Conturi active — datele sunt păstrate cât timp contul dumneavoastră este activ și folosiți serviciul.
• După ștergerea contului — datele personale sunt șterse în termen de 30 de zile de la închiderea contului, cu excepția cazurilor în care păstrarea este impusă legal.
• Copii de siguranță — datele pot rămâne în copii de siguranță criptate până la 90 de zile după ștergere.
• Obligații legale — anumite evidențe (de ex. evidențele fiscale și contabile) sunt păstrate atât timp cât cere legea, de obicei 5 ani sau mai mult.
• Detalii despre dispozitiv — identificatorul dispozitivului, adresa IP și tipul browserului înregistrate la pontările de intrare, pontările de ieșire, conectări și scanările eșuate sunt șterse după 90 de zile; orele pontărilor de intrare și de ieșire rămân.
• Newsletter — adresa dumneavoastră de e-mail este păstrată până vă dezabonați de la newsletter.
• Mesaje de contact — datele trimise prin formularele de contact și rapoartele de erori sunt păstrate 12 luni.

8. Drepturile dumneavoastră (GDPR / Drepturile persoanei vizate)

În conformitate cu legile aplicabile privind protecția datelor, aveți următoarele drepturi cu privire la datele dumneavoastră personale:

• Dreptul de acces — aveți dreptul de a solicita o copie a datelor personale pe care le deținem despre dumneavoastră.
• Dreptul la rectificare — aveți dreptul de a solicita corectarea datelor inexacte sau incomplete.
• Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”) — aveți dreptul de a solicita ștergerea datelor dumneavoastră personale, sub rezerva anumitor limitări legale.
• Dreptul la restricționarea prelucrării — aveți dreptul de a solicita restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră în anumite circumstanțe.
• Dreptul la portabilitatea datelor — aveți dreptul de a primi datele dumneavoastră într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat.
• Dreptul la opoziție — aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră bazate pe interese legitime.
• Dreptul de retragere a consimțământului — atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.
• Dreptul de a depune o plângere — aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere competentă în domeniul protecției datelor dacă considerați că datele dumneavoastră au fost prelucrate cu încălcarea reglementărilor aplicabile.

Pentru exercitarea oricăruia dintre drepturile de mai sus, contactați-ne la privacy@synqo.work. Vom răspunde solicitării dumneavoastră în termen de 30 de zile.

9. Cookie-uri

Site-ul nostru folosește cookie-uri — fișiere text mici stocate pe dispozitivul dumneavoastră. Folosim următoarele categorii de cookie-uri:

Cookie-uri esențiale

Aceste cookie-uri sunt necesare pentru funcționarea site-ului și nu pot fi dezactivate. Includ cookie-urile de autentificare a sesiunii și stocarea preferinței de limbă. Fără aceste cookie-uri, serviciul nu poate funcționa corect. În aplicație și pe tableta cu cod QR folosim și cookie-ul synqo-device: un identificator aleatoriu al dispozitivului, valabil până la 400 de zile, folosit doar pentru protejarea evidenței prezenței (vezi secțiunea 2.3).

Cookie-uri analitice

Folosim Vercel Analytics și, opțional, Google Analytics pentru a colecta date anonimizate despre utilizarea site-ului. Aceste cookie-uri ne ajută să înțelegem cum utilizatorii folosesc platforma noastră și cum o putem îmbunătăți.

Cookie-uri publicitare

Nu folosim cookie-uri publicitare sau de urmărire ale terților.

Puteți gestiona preferințele privind cookie-urile prin bannerul de consimțământ afișat la prima vizită sau prin setările browserului dumneavoastră.

10. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele dumneavoastră personale împotriva accesului neautorizat, modificării, divulgării sau distrugerii. Măsurile noastre de securitate includ:

• Criptare în tranzit — toată comunicarea dintre browserul dumneavoastră și serverele noastre este protejată prin criptare HTTPS/TLS.
• Criptare în repaus — datele stocate în baza de date sunt protejate prin criptare la nivelul stocării.
• Controlul accesului și autentificare — accesul la date este limitat la utilizatorii autorizați prin autentificare și sisteme de acces bazate pe roluri.
• Politici Row Level Security (RLS) — la nivelul bazei de date aplicăm politici de securitate la nivel de rând, care asigură izolarea datelor între organizații. Utilizatorii unei organizații nu pot accesa datele altei organizații.
• Practici de securitate regulate — ne revizuim și ne actualizăm periodic măsurile și practicile de securitate în conformitate cu standardele din industrie.

În ciuda eforturilor noastre, nicio metodă de transmitere sau stocare prin internet nu este sigură 100%. Nu putem garanta securitatea absolută a datelor dumneavoastră, dar ne angajăm să aplicăm măsuri de protecție rezonabile.

11. Confidențialitatea copiilor

Serviciul Synqo nu se adresează copiilor sub 16 ani. Nu colectăm cu bună știință date personale de la copii. Dacă descoperim că am colectat date de la un copil sub 16 ani fără consimțământul parental adecvat, vom lua măsuri pentru ștergerea promptă a acestor date.

Dacă sunteți părinte sau tutore și considerați că copilul dumneavoastră a furnizat date personale prin serviciul nostru, vă rugăm să ne contactați la privacy@synqo.work pentru a putea lua măsurile adecvate.

12. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza periodic această Politică de confidențialitate pentru a reflecta modificări ale practicilor, tehnologiilor sau cerințelor legale ori din alte motive operaționale.

În cazul modificărilor semnificative, vă vom notifica prin e-mail sau printr-o notificare în aplicație înainte ca modificările să intre în vigoare. Data ultimei actualizări din partea de sus a acestei pagini va fi modificată la fiecare actualizare.

Continuarea utilizării serviciului Synqo după publicarea modificărilor reprezintă acceptarea de către dumneavoastră a politicii actualizate.

Versiunile anterioare ale acestei politici sunt disponibile la cerere. Contactați-ne la privacy@synqo.work dacă doriți să accesați versiuni anterioare.

13. Contact

Pentru orice întrebări, solicitări sau plângeri privind această Politică de confidențialitate sau prelucrarea datelor dumneavoastră personale, ne puteți contacta: