Политика за приватност

1. Вовед — Кои сме ние

Synqo е платформа за управување со работната сила (SaaS) што им овозможува на работодавците и организациите да управуваат со распоредот, присуството, отсуствата и аналитиката на работната сила. Synqo works како самостојна дејност со седиште во Босна и Херцеговина, а услугата е достапна на https://synqo.work.

Оваа Политика за приватност објаснува кои лични податоци ги собираме, како ги користиме, со кого ги споделуваме, како ги штитиме и кои права ги имате во врска со Вашите податоци. Се применува на сите корисници на нашата веб-страница и апликација, вклучувајќи сопственици на организации, менаџери и вработени што ја користат платформата.

Со користење на услугата Synqo потврдувате дека сте ја прочитале и разбрале оваа Политика за приватност. Ако не се согласувате со кој било дел од оваа политика, Ве молиме не ја користете нашата услуга.

2. Податоци што ги собираме

Собираме различни категории податоци за да Ви ја обезбедиме и подобриме нашата услуга. Подолу се опишани категориите податоци што ги обработуваме.

2.1 Податоци за сметката

Кога се регистрирате на Synqo, ги собираме Вашето име и презиме, адресата на е-пошта, називот на организацијата и дејноста. Овие податоци се неопходни за создавање и управување со Вашата сметка.

2.2 Податоци за вработените / работната сила

Кога како администратор или менаџер додавате вработени на платформата, ги собираме нивните имиња и презимиња, адреси на е-пошта, телефонски броevi, броevi на вработени, доделени улоги, статус на вработување и датуми на договори. Овие податоци ги внесува администраторот на организацијата во име на вработените.

2.3 Податоци за присуство и работа

Платформата го бележи времето на доаѓање и заминување на вработените, скенирањата на QR-кодови, времето на паузите и вкупните работни часови. Овие податоци се клучни за основната функционалност на следењето на присуството и работното време.

За евиденцијата на присуство да биде сигурна, при секое доаѓање, заминување, најава во апликацијата и неуспешно скенирање на QR-код бележиме ознака на уредот (колачето synqo-device), IP-адреса и вид на прелистувач, а при неуспешно скенирање и колку бил стар кодот. Исто бележиме и за таблетот што ги прикажува QR-кодовите на локацијата. Врз основа на тоа, Synqo го известува сопственикот на организацијата за можни злоупотреби, на пр. ист телефон да се користи за повеќе вработени или да е скениран стар код. Во организацијата овие податоци ги гледа само сопственикот, а секој вработен ги гледа своите (менаџерите ги гледаат само предупредувањата за своите локации, без IP-адреси и податоци за уредот). Не се испраќаат по е-пошта и се бришат по 90 дена.

2.4 Податоци за распоредот

Обработуваме податоци за смени, барања за годишен одмор (PTO), празници, барања за замена на смена и распоред. Овие податоци ги овозможуваат функциите за распоредување и управување со отсуства.

2.5 Податоци за плаќање

Кога се претплатувате на платен пакет, обработуваме податоци за претплатата и наплатата. Плаќањата ги обработува нашиот партнер Lemon Squeezy (Paddle). Ние не чуваме броеви на кредитни картички ниту целосни податоци за платежните средства на нашите сервери.

2.6 Технички податоци

Автоматски собираме технички податоци кога ја користите нашата услуга, вклучувајќи IP-адреси, кориснички агент, податоци за прелистувачот, тип на уред и податоци за оперативниот систем. Овие податоци ни помагаат да ја одржуваме безбедноста и да ги подобруваме перформансите.

2.7 Комуникациски податоци

Собираме податоци што ни ги доставувате преку контакт-формулари, пријави на грешки и пријави на билтен. Тоа ги вклучува Вашата адреса на е-пошта, име и содржина на пораката.

2.8 Колачиња и слични технологии

Користиме колачиња и слични технологии за автентикација на сесијата, чување јазични преференции и аналитика. За повеќе информации погледнете го делот 9 (Колачиња) од оваа политика.

3. Како ги користиме Вашите податоци

Вашите податоци ги користиме за следниве цели:

• Обезбедување и работа на услугата — управување со Вашата сметка, организација, локации и кориснички пристап.
• Распоредување на вработени, следење на присуство и управување со отсуства — создавање смени, евидентирање работно време, обработка на барања за годишен одмор и управување со празници.
• Обработка на плаќања и управување со претплати — наплата, надградби на пакетот, откажувања и издавање фактури преку нашиот партнер за наплата.
• Испраќање трансакциски пораки по е-пошта — пораки добредојде, покани за вработени, потврди за претплата, известувања за промени и ресетирање лозинки.
• Аналитика и подобрување на услугата — анализа на обрасци на користење за подобрување на перформансите, корисничкото искуство и функционалноста на платформата.
• Безбедност, спречување измами и откривање злоупотреби — заштита на интегритетот на платформата, откривање неовластен пристап и спречување злоупотреба на услугата.
• Законска усогласеност — почитување на применливите закони, прописи и правни обврски, вклучувајќи одговарање на законити барања од надлежни органи.

4. Правна основа за обработка на податоци (GDPR)

Во согласност со Општата uredba за заштита на податоци (GDPR) и релевантните закони за заштита на податоци во Босна и Херцеговина, Вашите лични податоци ги обработуваме врз следниве правни основи:

• Извршување на договор — обработката е неопходна за обезбедување на услугата за која сте се регистрирале, вклучувајќи управување со сметка, распоред, присуство и отсуства.
• Легитимни интереси — одредени податоци ги обработуваме врз основа на нашите легитимни деловни интереси, вклучувајќи безбедност на платформата, аналитика, подобрување на услугата и спречување измами, под услов тие интереси да не ги надвладеат Вашите права.
• Согласност — за одредени активности на обработка, како претплата на билтен и изборни колачиња, бараме Ваша изречна согласност. Согласноста можете да ја повлечете во секое време.
• Законска обврска — должни сме да чуваме одредени податоци заради исполнување на законски обврски, вклучувајќи даночна и сметководствена евиденција.

5. Споделување податоци и трети страни

Не ги продаваме Вашите лични податоци. Податоците ги споделуваме исклучиво со даватели на услуги кои се неопходни за работата на нашата платформа. Секој давател ги обработува податоците согласно сопствените договори за обработка на податоци.

• Supabase — автентикација и хостинг на база на податоци. Сите податоци на апликацијата (корисничка сметка, податоци за организацијата, евиденција на присуство, распореди) се чуваат во инфраструктурата на Supabase.
• Vercel — хостинг, распоредување и аналитика. Vercel обработува дневници на барања, податоци за перформанси и информации за посетеност на страниците.
• Lemon Squeezy / Paddle — обработка на плаќања и управување со претплати. Тие работат со податоци за наплата, претплата и трансакции. Сите податоци за платежни картички ги обработуваат исклучиво овие партнери.
• Resend — испорака на трансакциски пораки по е-пошта. Обработува адреси на е-пошта и содржина на пораки за да ги достави пораките поврзани со услугата (покани, потврди, известувања).
• Sentry — следење на грешки. Собира технички податоци за грешки, што може да вклучува кориснички идентификатори, за да ни помогне да ги дијагностицираме и отстраниме проблемите.
• Google Analytics (ако е овозможен) — анонимизирана аналитика на користењето за разбирање на обрасците на посети и подобрување на корисничкото искуство.
• Anthropic — AI асистент за распоред (само ако е вклучен за Вашата компанија). Кога сопственикот поставува прашање, Anthropic го обработува прашањето и податоците од распоредот потребни за одговор (имиња на работници, смени, правила). Anthropic не ги користи овие податоци за тренирање на своите модели.
• Groq — AI асистент за распоред (само ако е вклучен за Вашата компанија). Одговара прв; Anthropic презема кога Groq не е достапен. Groq ги обработува истите податоци како Anthropic и не ги користи за тренирање на модели.

6. Меѓународни преноси на податоци

Некои од нашите даватели на услуги работат надвор од Европскиот економски простор (EEA) и Босна и Херцеговина. Конкретно, Supabase, Vercel, Resend, Anthropic и Groq имаат седиште во Соединетите Американски Држави.

Кога податоците се пренесуваат надвор од EEA или Босна и Херцеговина, обезбедуваме соодветни заштитни мерки, вклучувајќи стандардни договорни клаузули (SCC) одобрени од Европската комисија или други правно признати механизми за пренос.

Можете да ни се обратите на privacy@synqo.work за повеќе информации за конкретните заштитни мерки што се применуваат при преносот на податоци.

7. Чување на податоци

Ги чуваме Вашите податоци само онолку долго колку што е потребно за целите опишани во оваа политика. Нашите практики за чување се:

• Активни сметки — податоците се чуваат додека Вашата сметка е активна и ја користите услугата.
• По бришење на сметката — личните податоци се бришат во рок од 30 дена од затворањето на сметката, освен кога чувањето е законски задолжително.
• Резервни копии — податоците може да останат во шифрирани резервни копии до 90 дена по бришењето.
• Законски обврски — одредена евиденција (на пр. даночна и сметководствена) се чува онолку долго колку што бара законот, обично 5 или повеќе години.
• Податоци за уредот — идентификаторот на уредот, IP-адресата и типот на прелистувач забележани при доаѓања, заминувања, најави и неуспешни скенирања се бришат по 90 дена; времињата на доаѓање и заминување остануваат.
• Билтен — Вашата адреса на е-пошта се чува додека не се одјавите од билтенот.
• Контакт форми — податоците испратени преку контакт форми и пријави на грешки се чуваат 12 месеци.

8. Ваши права (GDPR / Права на субјектот на податоци)

Согласно применливите закони за заштита на податоци, ги имате следните права во врска со Вашите лични податоци:

• Право на пристап — имате право да побарате копија од личните податоци што ги чуваме за Вас.
• Право на исправка — имате право да побарате исправка на неточни или нецелосни податоци.
• Право на бришење („право да бидете заборавени“) — имате право да побарате бришење на Вашите лични податоци, со одредени законски ограничувања.
• Право на ограничување на обработката — имате право да побарате ограничување на обработката на Вашите податоци во одредени околности.
• Право на преносливост на податоците — имате право да ги добиете Вашите податоци во структуриран, вообичаено користен и машински читлив формат.
• Право на приговор — имате право да приговарате на обработката на Вашите податоци што се заснова на легитимни интереси.
• Право на повлекување на согласноста — кога обработката се заснова на согласност, имате право во секое време да ја повлечете согласноста, без тоа да влијае на законитоста на обработката извршена пред повлекувањето.
• Право на поднесување жалба — имате право да поднесете жалба до надлежниот надзорен орган за заштита на податоци ако сметате дека Вашите податоци се обработени спротивно на важечките прописи.

За остварување на кое било од наведените права, контактирајте не на privacy@synqo.work. Ќе одговориме на Вашето барање во рок од 30 дена.

9. Колачиња

Нашата веб-страница користи колачиња — мали текстуални датотеки што се чуваат на Вашиот уред. Ги користиме следните категории колачиња:

Neophodni колачиња

Овие колачиња се неопходни за функционирање на веб-страницата и не можат да се исклучат. Вклучуваат колачиња за автентикација на сесијата и чување на јазичната преференца (locale). Без овие колачиња услугата не може да функционира правилно. Во апликацијата и на QR таблетот користиме и колаче synqo-device: случаен идентификатор на уред што трае до 400 дена и служи само за заштита на евиденцијата на присуство (види дел 2.3).

Аналитички колачиња

Користиме Vercel Analytics, а по избор и Google Analytics, за собирање анонимизирани податоци за користењето на страницата. Овие колачиња ни помагаат да разбереме како корисниците ја користат нашата платформа и како можеме да ја подобриме.

Рекламни колачиња

Не користиме рекламни колачиња ниту колачиња за следење од трети страни.

Можете да управувате со поставките за колачиња преку банерот за согласност што се прикажува при првата посета или преку поставките на Вашиот прелистувач.

10. Безбедност на податоците

Применуваме соодветни технички и организациски мерки за заштита на Вашите лични податоци од неовластен пристап, измена, откривање или уништување. Нашите безбедносни мерки вклучуваат:

• Шифрирање при пренос — целата комуникација меѓу Вашиот прелистувач и нашите сервери е заштитена со HTTPS/TLS шифрирање.
• Шифрирање при складирање — податоците чувани во базата на податоци се заштитени со шифрирање на ниво на складирање.
• Контрола на пристап и автентикација — пристапот до податоците е ограничен на овластени корисници преку автентикација и систем на улоги.
• Политики Row Level Security (RLS) — на ниво на база на податоци применуваме политики за безбедност на ниво на редови што обезбедуваат изолација на податоците меѓу организациите. Корисниците на една организација не можат да пристапат до податоците на друга.
• Редовни безбедносни практики — редовно ги прегледуваме и ажурираме нашите безбедносни мерки и практики во согласност со индустриските стандарди.

И покрај нашите напори, ниту еден метод на пренос или складирање преку интернет не е 100% безбеден. Не можеме да гарантираме апсолутна безбедност на Вашите податоци, но се обврзуваме да применуваме разумни мерки на заштита.

11. Приватност на децата

Услугата Synqo не е наменета за деца помлади од 16 години. Свесно не собираме лични податоци од деца. Ако откриеме дека сме собрале податоци од дете помладо од 16 години без соодветна согласност од родител, ќе преземеме чекори за брзо бришење на тие податоци.

Ако сте родител или старател и сметате дека Вашето дете доставило лични податоци преку нашата услуга, Ве молиме контактирајте не на privacy@synqo.work за да можеме да преземеме соодветни мерки.

12. Промени на оваа политика

Можеме повремено да ја ажурираме оваа Политика за приватност за да ги одразиме промените во нашите практики, технологии, законски барања или поради други оперативни причини.

Во случај на значајни промени, ќе Ве известиме по е-пошта или преку известување во апликацијата пред промените да стапат на сила. Датумот на последно ажурирање на врвот од оваа страница ќе се менува при секоја ревизија.

Продолжувањето на користењето на услугата Synqo по објавувањето на измените претставува Ваше прифаќање на ажурираната политика.

Претходните верзии на оваа политика се достапни на барање. Контактирајте не на privacy@synqo.work ако сакате да пристапите до претходните верзии.

13. Контакт

За сите прашања, барања или жалби во врска со оваа Политика за приватност или обработката на Вашите лични податоци, можете да не контактирате: