Privatumo politika

1. Įvadas – kas mes esame

Synqo yra darbo jėgos valdymo programinės įrangos paslaugų (SaaS) platforma, padedanti darbdaviams ir organizacijoms valdyti grafikus, lankomumą, atostogas ir darbo jėgos analitiką. Synqo veikla vykdoma kaip individuali veikla Bosnijoje ir Hercegovinoje, o paslauga pasiekiama adresu https://synqo.work.

Šioje Privatumo politikoje paaiškinama, kokius asmens duomenis renkame, kaip juos naudojame, kam juos atskleidžiame, kaip juos saugome ir kokias teises turite dėl savo duomenų. Ji taikoma visiems mūsų svetainės ir programos naudotojams, įskaitant organizacijų savininkus, vadovus ir darbuotojus, naudojančius platformą.

Naudodamiesi Synqo paslauga patvirtinate, kad perskaitėte ir supratote šią Privatumo politiką. Jei nesutinkate su kuria nors šios politikos dalimi, nenaudokite mūsų paslaugos.

2. Renkami duomenys

Renkame įvairių kategorijų duomenis, kad galėtume teikti ir tobulinti paslaugą. Toliau pateikiamos tvarkomų duomenų kategorijos.

2.1 Paskyros duomenys

Kai registruojatės Synqo, renkame Jūsų vardą ir pavardę, el. pašto adresą, organizacijos pavadinimą ir veiklos sritį. Šie duomenys būtini paskyrai sukurti ir valdyti.

2.2 Darbuotojų / darbo jėgos duomenys

Kai kaip administratorius ar vadovas pridedate darbuotojus į platformą, renkame jų vardus ir pavardes, el. pašto adresus, telefono numerius, darbuotojų numerius, priskirtas roles, įdarbinimo statusą ir sutarčių datas. Šiuos duomenis darbuotojų vardu įveda organizacijos administratorius.

2.3 Lankomumo ir darbo duomenys

Platforma registruoja darbuotojų atvykimo ir išvykimo laiką, QR kodų nuskaitymus, pertraukų laiką ir bendrą darbo valandų skaičių. Šie duomenys yra pagrindas pagrindinei lankomumo ir darbo laiko apskaitos funkcijai.

Kad lankomumo apskaita būtų patikima, su kiekvienu atvykimu, išvykimu, prisijungimu prie programos ir nesėkmingu QR kodo nuskaitymu užfiksuojame įrenginio identifikatorių (slapuką synqo-device), IP adresą ir naršyklės tipą, o nesėkmingo nuskaitymo atveju – ir kodo amžių. Tą patį fiksuojame ir planšetei, rodančiai QR kodus padalinyje. Iš to Synqo praneša organizacijos savininkui apie galimą piktnaudžiavimą, pavyzdžiui, kai vienas telefonas naudojamas keliems darbuotojams arba nuskaitomas senas kodas. Organizacijoje šiuos duomenis mato tik savininkas, o kiekvienas darbuotojas – savo (vadovai mato tik savo padalinių įspėjimus, be IP adresų ir įrenginio duomenų). Jie niekada nesiunčiami el. paštu ir ištrinami po 90 dienų.

2.4 Grafiko duomenys

Tvarkome duomenis apie pamainas, apmokamų atostogų (PTO) prašymus, šventines dienas, pamainų keitimo prašymus ir grafikus. Šie duomenys užtikrina grafikų sudarymo ir atostogų valdymo funkcijas.

2.5 Mokėjimo duomenys

Kai užsisakote mokamą planą, tvarkome prenumeratos ir atsiskaitymo informaciją. Mokėjimus apdoroja mūsų partneris Lemon Squeezy (Paddle). Mes savo serveriuose nesaugome kredito kortelių numerių ar pilnų mokėjimo priemonių duomenų.

2.6 Techniniai duomenys

Kai naudojatės mūsų paslauga, automatiškai renkame techninius duomenis, įskaitant IP adresus, naudotojo agento eilutes, naršyklės informaciją, įrenginio tipą ir operacinės sistemos duomenis. Šie duomenys padeda užtikrinti saugumą ir gerinti veikimą.

2.7 Komunikacijos duomenys

Renkame informaciją, kurią pateikiate per kontaktų formas, pranešimus apie klaidas ir prenumeratą naujienlaiškiui. Tai apima Jūsų el. pašto adresą, vardą ir pranešimo turinį.

2.8 Slapukai ir panašios technologijos

Slapukus ir panašias technologijas naudojame sesijos autentifikavimui, kalbos nuostatoms saugoti ir analitikai. Daugiau informacijos rasite šios politikos 9 skyriuje (Slapukai).

3. Kaip naudojame Jūsų duomenis

Jūsų duomenis naudojame šiems tikslams:

• Paslaugos teikimas ir veikimas – Jūsų paskyros, organizacijos, padalinių ir naudotojų prieigos valdymas.
• Darbuotojų grafikai, lankomumo apskaita ir atostogų valdymas – pamainų kūrimas, darbo valandų registravimas, atostogų prašymų tvarkymas ir šventinių dienų valdymas.
• Mokėjimų apdorojimas ir prenumeratų valdymas – mokesčių, plano keitimo, atšaukimų ir sąskaitų faktūrų tvarkymas per mūsų atsiskaitymų partnerį.
• Transakcinių el. laiškų siuntimas – sveikinimo laiškai, kvietimai darbuotojams, prenumeratos patvirtinimai, pranešimai apie pakeitimus ir slaptažodžių atkūrimas.
• Analitika ir paslaugos tobulinimas – naudojimo modelių analizė siekiant pagerinti veikimą, naudotojo patirtį ir platformos funkcijas.
• Saugumas, sukčiavimo prevencija ir piktnaudžiavimo aptikimas – platformos vientisumo apsauga, neteisėtos prieigos aptikimas ir paslaugos piktnaudžiavimo prevencija.
• Teisinių reikalavimų laikymasis – taikomų įstatymų, taisyklių ir teisinių prievolių vykdymas, įskaitant atsakymus į teisėtus institucijų prašymus.

4. Duomenų tvarkymo teisinis pagrindas (BDAR)

Pagal Bendrąjį duomenų apsaugos reglamentą (BDAR) ir taikomus duomenų apsaugos įstatymus Bosnijoje ir Hercegovinoje Jūsų asmens duomenis tvarkome remdamiesi šiais teisiniais pagrindais:

• Sutarties vykdymas — duomenys tvarkomi, nes tai būtina paslaugai, kuriai užsiregistravote, teikti, įskaitant paskyros valdymą, grafiko sudarymą, lankomumo apskaitą ir atostogų valdymą.
• Teisėti interesai — tam tikrus duomenis tvarkome remdamiesi savo teisėtais verslo interesais, įskaitant platformos saugumą, analitiką, paslaugos tobulinimą ir sukčiavimo prevenciją, jei šie interesai nėra viršesni už Jūsų teises.
• Sutikimas — tam tikrai duomenų tvarkymo veiklai, pavyzdžiui, naujienlaiškio prenumeratai ir pasirinktiniams slapukams, gauname Jūsų aiškų sutikimą. Sutikimą galite atšaukti bet kuriuo metu.
• Teisinė prievolė — privalome saugoti tam tikrus duomenis, kad laikytumėmės teisinių prievolių, įskaitant mokesčių ir buhalterinės apskaitos įrašus.

5. Dalijimasis duomenimis ir trečiosios šalys

Neparduodame Jūsų asmens duomenų. Duomenimis dalijamės tik su paslaugų teikėjais, kurie būtini mūsų platformos veikimui. Kiekvienas teikėjas tvarko duomenis pagal savo duomenų tvarkymo sutartis.

• Supabase — autentifikavimas ir duomenų bazės prieglobos paslauga. Visi programos duomenys (naudotojų paskyros, organizacijos duomenys, lankomumo įrašai, grafikai) saugomi Supabase infrastruktūroje.
• Vercel — prieglobos paslauga, diegimas ir analitika. Vercel tvarko užklausų žurnalus, našumo duomenis ir puslapių lankomumo informaciją.
• Lemon Squeezy / Paddle — mokėjimų apdorojimas ir prenumeratų valdymas. Jie tvarko atsiskaitymo informaciją, prenumeratos duomenis ir sandorių informaciją. Visus mokėjimo kortelių duomenis tvarko tik šie partneriai.
• Resend — operacinių el. laiškų siuntimas. Tvarko el. pašto adresus ir laiškų turinį, kad pristatytų su paslauga susijusius pranešimus (kvietimus, patvirtinimus, pranešimus).
• Sentry — klaidų stebėsena. Renka techninius klaidų duomenis, kuriuose gali būti naudotojų identifikatorių, kad padėtų mums nustatyti ir ištaisyti problemas.
• Google Analytics (jei įjungta) — anonimizuota naudojimo analitika, padedanti suprasti lankymosi modelius ir gerinti naudotojo patirtį.
• Anthropic — AI grafiko asistentas (tik jei įjungtas Jūsų įmonei). Kai savininkas užduoda klausimą, Anthropic tvarko klausimą ir atsakymui reikalingus grafiko duomenis (darbuotojų vardus, pamainas, taisykles). Anthropic šių duomenų nenaudoja savo modeliams mokyti.
• Groq — AI grafiko asistentas (tik jei įjungtas Jūsų įmonei). Jis atsako pirmas; Anthropic perima, kai Groq nepasiekiamas. Groq tvarko tuos pačius duomenis kaip ir Anthropic ir nenaudoja jų modeliams mokyti.

6. Tarptautiniai duomenų perdavimai

Kai kurie mūsų paslaugų teikėjai veikia už Europos ekonominės erdvės (EEE) ir Bosnijos ir Hercegovinos ribų. Konkrečiai, Supabase, Vercel, Resend, Anthropic ir Groq yra įsikūrę Jungtinėse Amerikos Valstijose.

Kai duomenys perduodami už EEE ar Bosnijos ir Hercegovinos ribų, užtikriname, kad būtų taikomos tinkamos apsaugos priemonės, įskaitant Europos Komisijos patvirtintas standartines sutarčių sąlygas (SCC) ar kitus teisiškai pripažintus perdavimo mechanizmus.

Dėl daugiau informacijos apie konkrečias duomenų perdavimui taikomas apsaugos priemones galite susisiekti su mumis adresu privacy@synqo.work.

7. Duomenų saugojimas

Jūsų duomenis saugome tik tiek, kiek būtina šioje politikoje aprašytiems tikslams pasiekti. Mūsų saugojimo praktika:

• Aktyvios paskyros — duomenys saugomi, kol Jūsų paskyra aktyvi ir naudojatės paslauga.
• Ištrynus paskyrą — asmens duomenys pašalinami per 30 dienų nuo paskyros uždarymo, išskyrus atvejus, kai saugoti reikalauja įstatymai.
• Atsarginės kopijos — duomenys gali likti šifruotose atsarginėse kopijose iki 90 dienų po ištrynimo.
• Teisinės prievolės — tam tikri įrašai (pvz., mokesčių ir buhalterinės apskaitos) saugomi tiek, kiek reikalauja įstatymai, paprastai 5 metus ar ilgiau.
• Įrenginio duomenys — įrenginio identifikatorius, IP adresas ir naršyklės tipas, užfiksuoti atvykimų, išvykimų, prisijungimų ir nepavykusių nuskaitymų metu, ištrinami po 90 dienų; atvykimo ir išvykimo laikai lieka.
• Naujienlaiškis — Jūsų el. pašto adresas saugomas, kol atsisakysite naujienlaiškio prenumeratos.
• Kontaktų formų pateikimai — per kontaktų formas ir pranešimus apie klaidas pateikti duomenys saugomi 12 mėnesių.

8. Jūsų teisės (BDAR / duomenų subjekto teisės)

Pagal taikomus duomenų apsaugos įstatymus turite šias teises dėl savo asmens duomenų:

• Teisė susipažinti — turite teisę prašyti Jūsų asmens duomenų, kuriuos apie Jus turime, kopijos.
• Teisė ištaisyti — turite teisę prašyti ištaisyti netikslius ar neišsamius duomenis.
• Teisė reikalauti ištrinti („teisė būti pamirštam“) — turite teisę prašyti ištrinti Jūsų asmens duomenis, laikantis tam tikrų teisinių apribojimų.
• Teisė apriboti duomenų tvarkymą — turite teisę tam tikromis aplinkybėmis prašyti apriboti Jūsų duomenų tvarkymą.
• Teisė į duomenų perkeliamumą — turite teisę gauti savo duomenis susistemintu, įprastai naudojamu ir kompiuterio skaitomu formatu.
• Teisė nesutikti — turite teisę nesutikti, kad Jūsų duomenys būtų tvarkomi remiantis teisėtais interesais.
• Teisė atšaukti sutikimą — kai duomenys tvarkomi remiantis sutikimu, turite teisę bet kada atšaukti sutikimą, nepažeisdami iki atšaukimo atlikto duomenų tvarkymo teisėtumo.
• Teisė pateikti skundą — jei manote, kad Jūsų duomenys buvo tvarkomi pažeidžiant taikomus teisės aktus, turite teisę pateikti skundą kompetentingai duomenų apsaugos priežiūros institucijai.

Norėdami pasinaudoti bet kuria iš aukščiau nurodytų teisių, susisiekite su mumis adresu privacy@synqo.work. Į Jūsų prašymą atsakysime per 30 dienų.

9. Slapukai

Mūsų svetainėje naudojami slapukai — nedideli tekstiniai failai, saugomi Jūsų įrenginyje. Naudojame šias slapukų kategorijas:

Būtinieji slapukai

Šie slapukai būtini svetainei veikti ir jų išjungti negalima. Jie apima autentifikavimo sesijos slapukus ir kalbos nuostatos saugojimą. Be šių slapukų paslauga negali veikti tinkamai. Programėlėje ir QR planšetėje taip pat naudojame slapuką synqo-device: atsitiktinį įrenginio identifikatorių, galiojantį iki 400 dienų ir naudojamą tik apsaugoti lankomumo įrašus (žr. 2.3 skyrių).

Analitiniai slapukai

Naudojame Vercel Analytics ir, pasirinktinai, Google Analytics, kad rinktume anonimizuotus duomenis apie svetainės naudojimą. Šie slapukai padeda mums suprasti, kaip naudotojai naudojasi mūsų platforma ir kaip ją galime tobulinti.

Reklamos slapukai

Nenaudojame reklamos ar trečiųjų šalių stebėjimo slapukų.

Slapukų nuostatas galite valdyti per sutikimo dėl slapukų juostą, rodomą pirmo apsilankymo metu, arba per naršyklės nustatymus.

10. Duomenų saugumas

Taikome tinkamas technines ir organizacines priemones, kad apsaugotume Jūsų asmens duomenis nuo neleistinos prieigos, pakeitimo, atskleidimo ar sunaikinimo. Mūsų saugumo priemonės apima:

• Šifravimas perduodant — visas ryšys tarp Jūsų naršyklės ir mūsų serverių apsaugotas HTTPS/TLS šifravimu.
• Šifravimas saugant — duomenų bazėje saugomi duomenys apsaugoti saugyklos lygmens šifravimu.
• Prieigos kontrolė ir autentifikavimas — prieiga prie duomenų suteikiama tik įgaliotiems naudotojams per autentifikavimo ir vaidmenimis grįstas prieigos sistemas.
• Eilučių lygmens saugumo (RLS) politikos — duomenų bazės lygmeniu taikome eilučių lygmens saugumo politikas, užtikrinančias organizacijų duomenų atskyrimą. Vienos organizacijos naudotojai negali pasiekti kitos organizacijos duomenų.
• Reguliarios saugumo praktikos — reguliariai peržiūrime ir atnaujiname savo saugumo priemones bei praktikas pagal pramonės standartus.

Nepaisant mūsų pastangų, joks duomenų perdavimo ar saugojimo internetu būdas nėra 100 % saugus. Negalime garantuoti absoliutaus Jūsų duomenų saugumo, tačiau įsipareigojame taikyti pagrįstas apsaugos priemones.

11. Vaikų privatumas

Synqo paslauga nėra skirta jaunesniems nei 16 metų vaikams. Sąmoningai nerenkame vaikų asmens duomenų. Jei sužinotume, kad surinkome jaunesnio nei 16 metų vaiko duomenis be tinkamo tėvų sutikimo, imsimės veiksmų, kad šie duomenys būtų nedelsiant ištrinti.

Jei esate tėvas ar globėjas ir manote, kad Jūsų vaikas pateikė asmens duomenis per mūsų paslaugą, susisiekite su mumis adresu privacy@synqo.work, kad galėtume imtis tinkamų veiksmų.

12. Šios politikos pakeitimai

Kartais galime atnaujinti šią Privatumo politiką, kad atspindėtume savo praktikos, technologijų, teisinių reikalavimų pokyčius ar dėl kitų veiklos priežasčių.

Apie esminius pakeitimus pranešime el. paštu arba programėlės pranešimu prieš jiems įsigaliojant. Paskutinio atnaujinimo data šio puslapio viršuje bus keičiama kiekvieno atnaujinimo metu.

Toliau naudodamiesi Synqo paslauga po pakeitimų paskelbimo patvirtinate sutinkantys su atnaujinta politika.

Ankstesnės šios politikos versijos pateikiamos paprašius. Susisiekite su mumis adresu privacy@synqo.work, jei norite susipažinti su ankstesnėmis versijomis.

13. Kontaktai

Dėl bet kokių klausimų, prašymų ar skundų, susijusių su šia Privatumo politika ar Jūsų asmens duomenų tvarkymu, galite susisiekti su mumis: