Adatvédelmi irányelvek

1. Bevezetés – Kik vagyunk

A Synqo egy munkaerő-gazdálkodási szolgáltatásként nyújtott szoftverplatform (SaaS), amely segíti a munkáltatókat és a szervezeteket a beosztás, a jelenlét, a szabadságok és a munkaerő-elemzések kezelésében. A Synqót egyéni vállalkozásként üzemeltetik Bosznia-Hercegovinában, a szolgáltatás a https://synqo.work címen érhető el.

Ezek az Adatvédelmi irányelvek ismertetik, milyen személyes adatokat gyűjtünk, hogyan használjuk fel őket, kikkel osztjuk meg, hogyan védjük őket, és milyen jogok illetik meg Önt az adataival kapcsolatban. Az irányelvek weboldalunk és alkalmazásunk minden felhasználójára vonatkoznak, beleértve a platformot használó szervezeti tulajdonosokat, vezetőket és munkavállalókat.

A Synqo szolgáltatás használatával Ön elismeri, hogy elolvasta és megértette ezeket az Adatvédelmi irányelveket. Ha az irányelvek bármely részével nem ért egyet, kérjük, ne használja szolgáltatásunkat.

2. Az általunk gyűjtött adatok

Különböző adatkategóriákat gyűjtünk szolgáltatásunk nyújtásához és fejlesztéséhez. Az alábbiakban ismertetjük a kezelt adatkategóriákat.

2.1 Fiókadatok

A Synqóra való regisztrációkor gyűjtjük az Ön teljes nevét, e-mail-címét, a szervezet nevét és tevékenységi körét. Ezek az adatok szükségesek a fiók létrehozásához és kezeléséhez.

2.2 Munkavállalói / munkaerő-adatok

Amikor adminisztrátorként vagy vezetőként munkavállalókat ad hozzá a platformhoz, gyűjtjük a nevüket, e-mail-címüket, telefonszámukat, munkavállalói számukat, a hozzájuk rendelt szerepköröket, a foglalkoztatási státuszukat és a szerződésük dátumait. Ezeket az adatokat a szervezet adminisztrátora adja meg a munkavállalók nevében.

2.3 Jelenléti és munkaadatok

A platform rögzíti a munkavállalók érkezési és távozási időpontját, a QR-kód-beolvasásokat, a szünetek idejét és az összes ledolgozott órát. Ezek az adatok a szolgáltatás jelenlét- és munkaidő-nyilvántartási alapfunkciójának központi elemei.

A jelenléti nyilvántartás megbízhatósága érdekében minden érkezésnél, távozásnál, az alkalmazásba történő bejelentkezésnél és sikertelen QR-kód-beolvasásnál rögzítünk egy eszközazonosítót (a synqo-device süti), az IP-címet és a böngésző típusát, sikertelen beolvasásnál pedig azt is, mennyi idős volt a kód. Ugyanezt rögzítjük a telephelyen a QR-kódokat megjelenítő táblagépnél is. Ennek alapján a Synqo tájékoztatja a szervezet tulajdonosát a lehetséges visszaélésekről, például ha egy telefont több munkavállaló használ, vagy ha egy régi kódot olvastak be. A szervezeten belül ezeket a részleteket csak a tulajdonos látja, a munkavállalók pedig csak a sajátjukat (a vezetők csak a telephelyeik figyelmeztetéseit látják, IP-címek és eszközadatok nélkül). E-mailben soha nem küldjük el őket, és 90 nap után törlődnek.

2.4 Beosztási adatok

Kezeljük a műszakokra, a fizetett szabadság (PTO) kérelmeire, a munkaszüneti napokra, a műszakcsere-kérelmekre és a beosztásra vonatkozó adatokat. Ezek az adatok teszik lehetővé a beosztáskészítési és szabadságkezelési funkciókat.

2.5 Fizetési adatok

Fizetős előfizetési csomagra való előfizetéskor kezeljük az előfizetési és számlázási adatokat. A fizetéseket partnerünk, a Lemon Squeezy (Paddle) kezeli. Hitelkártyaszámokat vagy a fizetőeszközök teljes adatait nem tároljuk a szervereinken.

2.6 Technikai adatok

Szolgáltatásunk használatakor automatikusan gyűjtünk technikai adatokat, többek között IP-címeket, user agent karakterláncokat, böngészőadatokat, eszköztípust és operációs rendszerre vonatkozó adatokat. Ezek az adatok segítenek a biztonság fenntartásában és a teljesítmény javításában.

2.7 Kommunikációs adatok

Gyűjtjük a kapcsolatfelvételi űrlapokon, hibabejelentéseken és hírlevél-feliratkozásokon keresztül megadott adatokat. Ide tartozik az e-mail-címe, a neve és az üzenete tartalma.

2.8 Sütik és hasonló technológiák

Sütiket és hasonló technológiákat használunk a munkamenet hitelesítéséhez, a nyelvi beállítások tárolásához és elemzésekhez. További információért lásd az irányelvek 9. szakaszát (Sütik).

3. Hogyan használjuk fel az adatait

Adatait az alábbi célokra használjuk:

• A szolgáltatás nyújtása és működtetése – a fiók, a szervezet, a telephelyek és a felhasználói hozzáférés kezelése.
• Munkavállalók beosztása, jelenlétkövetés és szabadságkezelés – műszakok létrehozása, munkaidő rögzítése, szabadságkérelmek feldolgozása és munkaszüneti napok kezelése.
• Fizetések feldolgozása és előfizetések kezelése – terhelések, csomagváltások, lemondások és számlázás kezelése számlázási partnerünkön keresztül.
• Tranzakciós e-mailek küldése – üdvözlő e-mailek, munkavállalói meghívók, előfizetés-visszaigazolások, változásokról szóló értesítések és jelszó-visszaállítások.
• Elemzés és a szolgáltatás fejlesztése – a használati minták elemzése a teljesítmény, a felhasználói élmény és a platform funkcióinak javítása érdekében.
• Biztonság, csalásmegelőzés és visszaélések felderítése – a platform integritásának védelme, jogosulatlan hozzáférés felderítése és a szolgáltatással való visszaélés megakadályozása.
• Jogszabályi megfelelés – az alkalmazandó jogszabályok, rendeletek és jogi kötelezettségek betartása, beleértve a hatóságok jogszerű megkereséseire adott választ.

4. Az adatkezelés jogalapja (GDPR)

Az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) és a Bosznia-Hercegovinában alkalmazandó adatvédelmi jogszabályok értelmében személyes adatait az alábbi jogalapok alapján kezeljük:

• Szerződés teljesítése — az adatkezelés szükséges a regisztrációkor igényelt szolgáltatás nyújtásához, ideértve a fiókkezelést, a beosztáskezelést, a jelenlét- és a szabadságkezelést.
• Jogos érdekek — bizonyos adatokat jogos üzleti érdekeink alapján kezelünk, ideértve a platform biztonságát, az elemzést, a szolgáltatás fejlesztését és a csalás megelőzését, feltéve, hogy ezek az érdekek nem élveznek elsőbbséget az Ön jogaival szemben.
• Hozzájárulás — bizonyos adatkezelési tevékenységekhez, például a hírlevél-feliratkozáshoz és az opcionális sütikhez, kifejezett hozzájárulást kérünk. A hozzájárulás bármikor visszavonható.
• Jogi kötelezettség — bizonyos adatokat jogszabályi kötelezettségeink teljesítése érdekében meg kell őriznünk, ideértve az adózási és számviteli nyilvántartásokat.

5. Adatmegosztás és harmadik felek

Személyes adatait nem értékesítjük. Adatokat kizárólag a platform működéséhez szükséges szolgáltatókkal osztunk meg. Minden szolgáltató a saját adatkezelési szerződései szerint kezeli az adatokat.

• Supabase — hitelesítés és adatbázis-tárhely. Az alkalmazás összes adata (felhasználói fiókok, cégadatok, jelenléti nyilvántartások, beosztások) a Supabase infrastruktúrájában van tárolva.
• Vercel — tárhely, üzembe helyezés és elemzés. A Vercel kezeli a kérésnaplókat, a teljesítményadatokat és az oldallátogatási információkat.
• Lemon Squeezy / Paddle — fizetésfeldolgozás és előfizetéskezelés. Kezelik a számlázási adatokat, az előfizetési adatokat és a tranzakciós részleteket. Az összes bankkártyaadatot kizárólag ezek a partnerek dolgozzák fel.
• Resend — tranzakciós e-mailek kézbesítése. Kezeli az e-mail-címeket és az e-mailek tartalmát a szolgáltatással kapcsolatos üzenetek (meghívók, visszaigazolások, értesítések) kézbesítéséhez.
• Sentry — hibafigyelés. Technikai hibaadatokat gyűjt, amelyek felhasználói azonosítókat is tartalmazhatnak, hogy segítse a problémák diagnosztizálását és javítását.
• Google Analytics (ha engedélyezve van) — anonimizált használati elemzés a látogatási szokások megértéséhez és a felhasználói élmény javításához.
• Anthropic — AI beosztási asszisztens (csak akkor, ha a Cégénél be van kapcsolva). Amikor a tulajdonos kérdést tesz fel, az Anthropic feldolgozza a kérdést és a válaszhoz szükséges beosztási adatokat (dolgozók nevei, műszakok, szabályok). Az Anthropic ezeket az adatokat nem használja a modelljei tanítására.
• Groq — AI beosztási asszisztens (csak akkor, ha a Cégénél be van kapcsolva). Ő válaszol először; ha a Groq nem érhető el, az Anthropic veszi át. A Groq ugyanazokat az adatokat kezeli, mint az Anthropic, és nem használja őket modellek tanítására.

6. Nemzetközi adattovábbítás

Egyes szolgáltatóink az Európai Gazdasági Térségen (EGT) és Bosznia-Hercegovinán kívül működnek. Konkrétan a Supabase, a Vercel, a Resend, az Anthropic és a Groq székhelye az Egyesült Államokban található.

Amikor az adatok az EGT-n vagy Bosznia-Hercegovinán kívülre kerülnek, gondoskodunk megfelelő garanciákról, ideértve az Európai Bizottság által jóváhagyott általános szerződési feltételeket (SCC) vagy más jogilag elismert adattovábbítási mechanizmusokat.

Az adattovábbításra alkalmazott konkrét garanciákról további információt a privacy@synqo.work címen kérhet.

7. Adatmegőrzés

Adatait csak addig őrizzük meg, ameddig az ebben a szabályzatban leírt célokhoz szükséges. Megőrzési gyakorlatunk:

• Aktív fiókok — az adatokat addig őrizzük, amíg a fiók aktív, és a szolgáltatást használja.
• A fiók törlése után — a személyes adatokat a fiók lezárásától számított 30 napon belül töröljük, kivéve, ha a megőrzést jogszabály előírja.
• Biztonsági mentések — az adatok a törlés után legfeljebb 90 napig megmaradhatnak titkosított biztonsági mentésekben.
• Jogi kötelezettségek — bizonyos nyilvántartásokat (pl. adózási és számviteli iratokat) addig őrzünk meg, ameddig a jogszabály előírja, jellemzően 5 évig vagy tovább.
• Eszközadatok — az érkezésekkel, távozásokkal, bejelentkezésekkel és sikertelen beolvasásokkal rögzített eszközazonosítót, IP-címet és böngészőtípust 90 nap után töröljük; az érkezés és a távozás időpontja megmarad.
• Hírlevél — e-mail-címét addig őrizzük, amíg le nem iratkozik a hírlevélről.
• Kapcsolatfelvételek — a kapcsolatfelvételi űrlapokon és hibabejelentéseken keresztül küldött adatokat 12 hónapig őrizzük.

8. Az Ön jogai (GDPR / az érintettek jogai)

A vonatkozó adatvédelmi jogszabályok értelmében személyes adataival kapcsolatban Önt az alábbi jogok illetik meg:

• Hozzáférési jog — Önnek joga van kérni a Önről tárolt személyes adatok másolatát.
• Helyesbítéshez való jog — Önnek joga van kérni a pontatlan vagy hiányos adatok helyesbítését.
• Törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”) — Önnek joga van kérni személyes adatai törlését, bizonyos jogszabályi korlátozások mellett.
• Az adatkezelés korlátozásához való jog — Önnek joga van kérni adatai kezelésének korlátozását bizonyos körülmények között.
• Adathordozhatósághoz való jog — Önnek joga van adatait strukturált, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapni.
• Tiltakozáshoz való jog — Önnek joga van tiltakozni a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen.
• A hozzájárulás visszavonásának joga — ha az adatkezelés hozzájáruláson alapul, Önnek joga van a hozzájárulást bármikor visszavonni, anélkül hogy ez érintené a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.
• Panasztétel joga — Önnek joga van panaszt benyújtani az illetékes adatvédelmi felügyeleti hatósághoz, ha úgy véli, hogy személyes adatainak kezelése a hatályos előírásokat sértette.

A fenti jogok bármelyikének gyakorlásához forduljon hozzánk a privacy@synqo.work címen. Kérelmére 30 napon belül válaszolunk.

9. Sütik

Weboldalunk sütiket használ — az Ön eszközén tárolt kis szövegfájlokat. A sütik következő kategóriáit használjuk:

Alapvető sütik

Ezek a sütik a weboldal működéséhez szükségesek, és nem kapcsolhatók ki. Ide tartoznak a hitelesítési munkamenet sütik és a nyelvi beállítás (locale) tárolása. E sütik nélkül a szolgáltatás nem működhet megfelelően. Az alkalmazásban és az QR-tableten emellett a synqo-device sütit is használjuk: ez egy véletlenszerű eszközazonosító, amely legfeljebb 400 napig érvényes, és kizárólag a jelenléti nyilvántartás védelmét szolgálja (lásd a 2.3. szakaszt).

Analitikai sütik

A Vercel Analytics szolgáltatást, valamint opcionálisan a Google Analytics szolgáltatást használjuk az oldal használatára vonatkozó anonimizált adatok gyűjtésére. Ezek a sütik segítenek megérteni, hogyan használják a felhasználók a platformunkat, és hogyan fejleszthetjük azt.

Hirdetési sütik

Nem használunk hirdetési vagy harmadik felek általi nyomkövető sütiket.

A sütibeállításokat az első látogatáskor megjelenő hozzájárulási sávon vagy a böngésző beállításaiban kezelheti.

10. Adatbiztonság

Megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk személyes adatai jogosulatlan hozzáférés, módosítás, nyilvánosságra hozatal vagy megsemmisítés elleni védelmére. Biztonsági intézkedéseink többek között:

• Titkosítás átvitel közben — a böngésző és szervereink közötti teljes kommunikációt HTTPS/TLS titkosítás védi.
• Titkosítás tároláskor — az adatbázisban tárolt adatokat tárolási szintű titkosítás védi.
• Hozzáférés-szabályozás és hitelesítés — az adatokhoz való hozzáférés hitelesítéssel és szerepköralapú rendszerekkel az arra jogosult felhasználókra korlátozódik.
• Row Level Security (RLS) szabályok — adatbázis szinten sorszintű biztonsági szabályokat alkalmazunk, amelyek biztosítják a szervezetek közötti adatelkülönítést. Egy szervezet felhasználói nem férhetnek hozzá egy másik szervezet adataihoz.
• Rendszeres biztonsági gyakorlatok — biztonsági intézkedéseinket és gyakorlatainkat rendszeresen felülvizsgáljuk és frissítjük az iparági szabványoknak megfelelően.

Erőfeszítéseink ellenére az interneten keresztüli adatátvitel vagy tárolás egyetlen módszere sem 100%-osan biztonságos. Adatai abszolút biztonságát nem garantálhatjuk, de vállaljuk, hogy észszerű védelmi intézkedéseket alkalmazunk.

11. Gyermekek adatvédelme

A Synqo szolgáltatás nem 16 év alatti gyermekeknek szól. Tudatosan nem gyűjtünk személyes adatokat gyermekektől. Ha azt észleljük, hogy megfelelő szülői hozzájárulás nélkül 16 év alatti gyermektől gyűjtöttünk adatokat, haladéktalanul intézkedünk ezek törléséről.

Ha Ön szülő vagy gondviselő, és úgy véli, hogy gyermeke személyes adatokat adott meg szolgáltatásunkon keresztül, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot a privacy@synqo.work címen, hogy megtehessük a megfelelő lépéseket.

12. A szabályzat módosításai

Ezt az Adatvédelmi szabályzatot időről időre frissíthetjük, hogy tükrözze gyakorlataink, technológiáink vagy jogszabályi követelmények változását, illetve egyéb működési okokból.

Lényeges módosítások esetén a változások hatálybalépése előtt e-mailben vagy az alkalmazáson belüli értesítésben tájékoztatjuk. Az oldal tetején látható utolsó frissítés dátuma minden módosításkor megváltozik.

Ha a módosítások közzététele után tovább használja a Synqo szolgáltatást, azzal elfogadja a frissített szabályzatot.

A szabályzat korábbi változatai kérésre elérhetők. Ha korábbi változatokat szeretne megismerni, forduljon hozzánk a privacy@synqo.work címen.

13. Kapcsolat

Az Adatvédelmi szabályzattal vagy személyes adatai kezelésével kapcsolatos kérdéseivel, kérelmeivel vagy panaszaival forduljon hozzánk: