Privaatsuspoliitika

1. Sissejuhatus – kes me oleme

Synqo on tarkvara teenusena (SaaS) pakutav tööjõuhalduse platvorm, mis aitab tööandjatel ja organisatsioonidel hallata graafikuid, kohalolekut, puhkusi ja tööjõuanalüütikat. Synqot juhitakse füüsilisest isikust ettevõtjana Bosnias ja Hertsegoviinas ning teenus on kättesaadav aadressil https://synqo.work.

See privaatsuspoliitika selgitab, milliseid isikuandmeid me kogume, kuidas me neid kasutame, kellega me neid jagame, kuidas me neid kaitseme ja millised õigused teil oma andmetega seoses on. See kehtib kõigile meie veebisaidi ja rakenduse kasutajatele, sealhulgas organisatsioonide omanikele, juhatajatele ja töötajatele, kes platvormi kasutavad.

Synqo teenust kasutades kinnitate, et olete selle privaatsuspoliitika läbi lugenud ja sellest aru saanud. Kui te ei nõustu mõne selle poliitika osaga, palun ärge meie teenust kasutage.

2. Andmed, mida me kogume

Kogume erinevaid andmekategooriaid, et pakkuda ja parandada oma teenust. Allpool on kirjeldatud andmekategooriad, mida me töötleme.

2.1 Konto andmed

Kui registreerute Synqosse, kogume teie täisnime, e-posti aadressi, organisatsiooni nime ja tegevusala. Need andmed on vajalikud teie konto loomiseks ja haldamiseks.

2.2 Töötajate andmed / tööjõuandmed

Kui lisate administraatori või juhatajana töötajaid platvormile, kogume nende nimed, e-posti aadressid, telefoninumbrid, töötajanumbrid, määratud rollid, töösuhte staatuse ja lepingu kuupäevad. Need andmed sisestab töötajate nimel organisatsiooni administraator.

2.3 Kohaloleku- ja tööandmed

Platvorm salvestab töötajate saabumise ja lahkumise ajad, QR-koodi skannimised, pauside ajad ja töötunnid kokku. Need andmed on teenuse kohaloleku- ja tööaja arvestuse põhifunktsiooni jaoks keskse tähtsusega.

Kohaloleku andmete usaldusväärsuse tagamiseks salvestame iga saabumise, lahkumise, rakendusse sisselogimise ja ebaõnnestunud QR-koodi skannimise puhul seadme tunnuse (küpsis synqo-device), IP-aadressi ja brauseri tüübi ning ebaõnnestunud skannimise korral ka selle, kui vana kood oli. Sama salvestame asukohas QR-koode näitava tahvelarvuti kohta. Selle põhjal teavitab Synqo organisatsiooni omanikku võimalikest väärkasutustest, näiteks sellest, et ühte telefoni kasutatakse mitme töötaja jaoks või et skannitakse vana koodi. Organisatsioonis näeb neid üksikasju ainult omanik ja iga töötaja oma andmeid (juhatajad näevad ainult oma asukohtade hoiatusi, ilma IP-aadresside ja seadme andmeteta). Neid ei saadeta e-postiga ja need kustutatakse 90 päeva pärast.

2.4 Graafikuandmed

Töötleme andmeid vahetuste, tasulise puhkuse (PTO) taotluste, riigipühade, vahetuse muutmise taotluste ja graafikute kohta. Need andmed võimaldavad graafikute koostamise ja puhkuste haldamise funktsioone.

2.5 Maksete andmed

Kui tellite tasulise paketi, töötleme tellimuse ja arveldamise andmeid. Makseid töötleb meie partner Lemon Squeezy (Paddle). Me ei salvesta oma serverites krediitkaardinumbreid ega maksevahendi täielikke andmeid.

2.6 Tehnilised andmed

Kogume meie teenuse kasutamisel automaatselt tehnilisi andmeid, sealhulgas IP-aadresse, kasutajaagendi stringe, brauseri teavet, seadme tüüpi ja operatsioonisüsteemi andmeid. Need andmed aitavad meil tagada turvalisust ja parandada jõudlust.

2.7 Suhtlusandmed

Kogume teavet, mille esitate kontaktivormide, veateadete ja uudiskirja tellimuste kaudu. See hõlmab teie e-posti aadressi, nime ja sõnumi sisu.

2.8 Küpsised ja sarnased tehnoloogiad

Kasutame küpsiseid ja sarnaseid tehnoloogiaid sessiooni autentimiseks, keele-eelistuste salvestamiseks ja analüütikaks. Lisateabe leiate selle poliitika jaotisest 9 (Küpsised).

3. Kuidas me teie andmeid kasutame

Kasutame teie andmeid järgmistel eesmärkidel:

• Teenuse pakkumine ja toimimine – teie konto, organisatsiooni, asukohtade ja kasutajate juurdepääsu haldamine.
• Töötajate graafikute koostamine, kohaloleku jälgimine ja puhkuste haldamine – vahetuste loomine, tööaja arvestus, puhkusetaotluste töötlemine ja riigipühade haldamine.
• Maksete töötlemine ja tellimuste haldamine – tasude, paketi uuendamiste, tühistamiste ja arvete käsitlemine meie arvelduspartneri kaudu.
• Tehinguliste e-kirjade saatmine – tervituskirjad, töötajate kutsed, tellimuse kinnitused, muudatuste teated ja paroolide lähtestamine.
• Analüütika ja teenuse parendamine – kasutusmustrite analüüs jõudluse, kasutajakogemuse ja platvormi funktsionaalsuse parandamiseks.
• Turvalisus, pettuste ennetamine ja väärkasutuse tuvastamine – platvormi terviklikkuse kaitsmine, loata juurdepääsu tuvastamine ja teenuse väärkasutuse ennetamine.
• Õigusnõuete täitmine – kehtivate seaduste, määruste ja õigusliku kohustuste täitmine, sealhulgas ametiasutuste seaduslikele päringutele vastamine.

4. Töötlemise õiguslik alus (GDPR)

Isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) ja Bosnias ja Hertsegoviinas kehtivate andmekaitseseaduste alusel töötleme teie isikuandmeid järgmistel õiguslikel alustel:

• Lepingu täitmine — töötlemine on vajalik teenuse osutamiseks, millele olete registreerunud, sealhulgas konto, graafiku, kohalolu ja puhkuste haldamiseks.
• Õigustatud huvid — töötleme teatud andmeid oma õigustatud ärihuvide alusel, sealhulgas platvormi turvalisuse, analüütika, teenuse täiustamise ja pettuste ennetamise eesmärgil, kui need huvid ei kaalu üles teie õigusi.
• Nõusolek — teatud töötlemistoimingute jaoks, näiteks uudiskirja tellimus ja valikulised küpsised, küsime teie selgesõnalist nõusolekut. Nõusoleku võite igal ajal tagasi võtta.
• Õiguslik kohustus — peame teatud andmeid säilitama õiguslike kohustuste täitmiseks, sealhulgas maksu- ja raamatupidamisandmed.

5. Andmete jagamine ja kolmandad osapooled

Me ei müü teie isikuandmeid. Jagame andmeid ainult teenuseosutajatega, kes on meie platvormi toimimiseks vajalikud. Iga teenuseosutaja töötleb andmeid vastavalt oma andmetöötluslepingutele.

• Supabase — autentimine ja andmebaasi majutus. Kõik rakenduse andmed (kasutajakontod, ettevõtte andmed, kohaloleku kirjed, graafikud) on salvestatud Supabase'i infrastruktuuri.
• Vercel — majutus, tarnimine ja analüütika. Vercel töötleb päringulogisid, jõudlusandmeid ja lehekülgede külastusteavet.
• Lemon Squeezy / Paddle — maksete töötlemine ja tellimuste haldus. Nad töötlevad arveldusandmeid, tellimusandmeid ja tehinguandmeid. Kõiki maksekaardiandmeid töötlevad ainult need partnerid.
• Resend — tehinguliste e-kirjade edastamine. Töötleb e-posti aadresse ja e-kirjade sisu, et edastada teenusega seotud sõnumeid (kutsed, kinnitused, teavitused).
• Sentry — vigade jälgimine. Kogub tehnilisi veaandmeid, mis võivad sisaldada kasutajatunnuseid, et aidata meil probleeme diagnoosida ja parandada.
• Google Analytics (kui lubatud) — anonüümitud kasutusanalüütika külastusmustrite mõistmiseks ja kasutuskogemuse parandamiseks.
• Anthropic — AI graafikuabi (ainult siis, kui see on teie ettevõttes sisse lülitatud). Kui omanik esitab küsimuse, töötleb Anthropic küsimust ja vastamiseks vajalikke graafikuandmeid (töötajate nimed, vahetused, reeglid). Anthropic ei kasuta neid andmeid oma mudelite treenimiseks.
• Groq — AI graafikuabi (ainult siis, kui see on teie ettevõttes sisse lülitatud). Vastab esimesena; Anthropic võtab üle, kui Groq pole saadaval. Groq töötleb samu andmeid mis Anthropic ega kasuta neid mudelite treenimiseks.

6. Andmete rahvusvaheline edastamine

Mõned meie teenuseosutajad tegutsevad väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda (EMP) ja Bosnia ja Hertsegoviinat. Täpsemalt asuvad Supabase, Vercel, Resend, Anthropic ja Groq Ameerika Ühendriikides.

Kui andmeid edastatakse väljaspool EMPd või Bosnia ja Hertsegoviinat, tagame asjakohased kaitsemeetmed, sealhulgas Euroopa Komisjoni kinnitatud standardsed lepingutingimused (SCC) või muud õiguslikult tunnustatud edastamismehhanismid.

Andmete edastamisel kohaldatavate kaitsemeetmete kohta saate lisateavet, kui võtate meiega ühendust aadressil privacy@synqo.work.

7. Andmete säilitamine

Säilitame teie andmeid ainult nii kaua, kui see on selles poliitikas kirjeldatud eesmärkideks vajalik. Meie säilitamispõhimõtted on järgmised:

• Aktiivsed kontod — andmeid säilitatakse, kuni teie konto on aktiivne ja kasutate teenust.
• Pärast konto kustutamist — isikuandmed eemaldatakse 30 päeva jooksul pärast konto sulgemist, välja arvatud juhul, kui säilitamine on seadusega nõutud.
• Varukoopiad — andmed võivad püsida krüptitud varukoopiates kuni 90 päeva pärast kustutamist.
• Õiguslikud kohustused — teatud kirjeid (nt maksu- ja raamatupidamisandmeid) säilitatakse nii kaua, kui seadus nõuab, tavaliselt 5 või enam aastat.
• Seadme andmed — saabumiste, lahkumiste, sisselogimiste ja ebaõnnestunud skannimiste juures salvestatud seadme tunnus, IP-aadress ja brauseri tüüp kustutatakse 90 päeva pärast; saabumis- ja lahkumisajad jäävad alles.
• Uudiskiri — teie e-posti aadressi säilitatakse, kuni uudiskirjast loobute.
• Kontaktipäringud — kontaktivormide ja veateadete kaudu saadetud andmeid säilitatakse 12 kuud.

8. Teie õigused (GDPR / andmesubjekti õigused)

Kehtivate andmekaitseseaduste alusel on teil oma isikuandmetega seoses järgmised õigused:

• Juurdepääsuõigus — teil on õigus nõuda koopiat isikuandmetest, mida teie kohta hoiame.
• Õigus andmete parandamisele — teil on õigus nõuda ebaõigete või puudulike andmete parandamist.
• Õigus andmete kustutamisele („õigus olla unustatud“) — teil on õigus nõuda oma isikuandmete kustutamist, arvestades teatud õiguslikke piiranguid.
• Õigus töötlemise piiramisele — teil on õigus nõuda oma andmete töötlemise piiramist teatud asjaoludel.
• Õigus andmete ülekantavusele — teil on õigus saada oma andmed struktureeritud, üldkasutatavas ja masinloetavas vormingus.
• Õigus esitada vastuväiteid — teil on õigus esitada vastuväiteid oma andmete töötlemisele, mis põhineb õigustatud huvidel.
• Õigus nõusolek tagasi võtta — kui andmete töötlemine põhineb nõusolekul, on teil õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta, mõjutamata enne tagasivõtmist tehtud töötlemise seaduslikkust.
• Õigus esitada kaebus — teil on õigus esitada kaebus pädevale andmekaitse järelevalveasutusele, kui arvate, et teie andmeid on töödeldud kohaldatavaid õigusnorme rikkudes.

Ülaltoodud õiguste kasutamiseks võtke meiega ühendust aadressil privacy@synqo.work. Vastame teie taotlusele 30 päeva jooksul.

9. Küpsised

Meie veebisait kasutab küpsiseid – väikeseid tekstifaile, mis salvestatakse teie seadmesse. Kasutame järgmisi küpsiste kategooriaid:

Hädavajalikud küpsised

Need küpsised on veebisaidi toimimiseks vajalikud ja neid ei saa keelata. Need hõlmavad autentimisseansi küpsiseid ja keele-eelistuse salvestamist. Ilma nende küpsisteta ei saa teenus õigesti toimida. Rakenduses ja QR-tahvelarvutis kasutame ka küpsist synqo-device: juhuslikku seadme tunnust, mis kehtib kuni 400 päeva ja mida kasutatakse ainult kohaloleku andmete kaitseks (vt jaotis 2.3).

Analüütikaküpsised

Kasutame Vercel Analyticsit ja soovi korral Google Analyticsit, et koguda anonümiseeritud andmeid saidi kasutamise kohta. Need küpsised aitavad meil mõista, kuidas kasutajad meie platvormi kasutavad ja kuidas seda parandada.

Reklaamiküpsised

Me ei kasuta reklaami- ega kolmandate osapoolte jälgimisküpsiseid.

Küpsiste eelistusi saate hallata esimesel külastusel kuvatava küpsistega nõustumise teate kaudu või oma brauseri seadetes.

10. Andmeturve

Rakendame sobivaid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, et kaitsta teie isikuandmeid loata juurdepääsu, muutmise, avaldamise või hävitamise eest. Meie turvameetmed hõlmavad:

• Edastamisel krüpteerimine — kogu suhtlus teie brauseri ja meie serverite vahel on kaitstud HTTPS/TLS-krüpteerimisega.
• Salvestatud andmete krüpteerimine — andmebaasis hoitavaid andmeid kaitseb salvestustasandi krüpteerimine.
• Juurdepääsukontroll ja autentimine — juurdepääs andmetele on piiratud volitatud kasutajatega autentimise ja rollipõhise juurdepääsusüsteemi kaudu.
• Row Level Security (RLS) reeglid — andmebaasi tasandil rakendame reanivoo turvareegleid, mis tagavad ettevõtete andmete eraldatuse. Ühe ettevõtte kasutajad ei pääse ligi teise ettevõtte andmetele.
• Regulaarsed turvapraktikad — vaatame oma turvameetmed ja -praktikad regulaarselt üle ning uuendame neid vastavalt valdkonna standarditele.

Hoolimata meie jõupingutustest ei ole ükski internetipõhine andmeedastus- ega salvestusmeetod 100% turvaline. Me ei saa garanteerida teie andmete absoluutset turvalisust, kuid kohustume rakendama mõistlikke kaitsemeetmeid.

11. Laste privaatsus

Synqo teenus ei ole suunatud alla 16-aastastele lastele. Me ei kogu teadlikult lastelt isikuandmeid. Kui avastame, et oleme kogunud andmeid alla 16-aastaselt lapselt ilma vanema asjakohase nõusolekuta, võtame meetmeid nende andmete kiireks kustutamiseks.

Kui olete lapsevanem või eestkostja ja arvate, et teie laps on meie teenuse kaudu esitanud isikuandmeid, võtke meiega ühendust aadressil privacy@synqo.work, et saaksime võtta asjakohaseid meetmeid.

12. Selle poliitika muudatused

Võime seda privaatsuspoliitikat aeg-ajalt uuendada, et kajastada muudatusi meie tavades, tehnoloogiates, õigusnõuetes või muudel tegevuslikel põhjustel.

Olulistest muudatustest teavitame teid e-posti teel või rakendusesiseselt enne muudatuste jõustumist. Selle lehe ülaosas olev viimase uuendamise kuupäev muudetakse iga uuendusega.

Synqo teenuse jätkuv kasutamine pärast muudatuste avaldamist tähendab uuendatud poliitikaga nõustumist.

Selle poliitika varasemad versioonid on saadaval soovi korral. Kui soovite varasemaid versioone näha, võtke meiega ühendust aadressil privacy@synqo.work.

13. Kontakt

Kõigi selle privaatsuspoliitika või teie isikuandmete töötlemisega seotud küsimuste, taotluste või kaebuste korral saate meiega ühendust võtta: