Zásady ochrany osobních údajů

1. Úvod – kdo jsme

Synqo je platforma pro řízení pracovní síly (SaaS), která zaměstnavatelům a organizacím umožňuje spravovat rozpis směn, docházku, volno a analytiku pracovní síly. Synqo provozuje osoba samostatně výdělečně činná se sídlem v Bosně a Hercegovině a služba je dostupná na webu https://synqo.work.

Tyto Zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jaké osobní údaje shromažďujeme, jak je používáme, s kým je sdílíme, jak je chráníme a jaká práva v souvislosti se svými údaji máte. Vztahují se na všechny uživatele našeho webu a aplikace, včetně majitelů organizací, vedoucích a zaměstnanců, kteří platformu používají.

Používáním služby Synqo potvrzujete, že jste si tyto Zásady ochrany osobních údajů přečetli a porozuměli jim. Pokud s některou částí těchto zásad nesouhlasíte, službu prosím nepoužívejte.

2. Údaje, které shromažďujeme

Shromažďujeme různé kategorie údajů, abychom mohli službu poskytovat a zlepšovat. Níže jsou popsány kategorie údajů, které zpracováváme.

2.1 Údaje o účtu

Při registraci do Synqo shromažďujeme Vaše jméno a příjmení, e-mailovou adresu, název organizace a obor činnosti. Tyto údaje jsou nezbytné pro vytvoření a správu Vašeho účtu.

2.2 Údaje o zaměstnancích / pracovní síle

Když jako administrátor nebo vedoucí přidáváte zaměstnance do platformy, shromažďujeme jejich jména a příjmení, e-mailové adresy, telefonní čísla, osobní čísla zaměstnanců, přidělené role, stav zaměstnání a data smluv. Tyto údaje zadává administrátor organizace jménem zaměstnanců.

2.3 Údaje o docházce a práci

Platforma zaznamenává časy příchodu a odchodu zaměstnanců, skenování QR kódů, časy přestávek a celkový počet odpracovaných hodin. Tyto údaje jsou klíčové pro základní funkci služby, tedy sledování docházky a pracovní doby.

Aby byla evidence docházky spolehlivá, zaznamenáváme při každém příchodu, odchodu, přihlášení do aplikace a neúspěšném skenování QR kódu identifikátor zařízení (cookie synqo-device), IP adresu a typ prohlížeče a při neúspěšném skenování také stáří kódu. Totéž zaznamenáváme u tabletu, který na pobočce zobrazuje QR kódy. Na základě toho Synqo informuje majitele organizace o možném zneužití, například když se jeden telefon používá pro více zaměstnanců nebo když je naskenován starý kód. V rámci organizace tyto údaje vidí pouze majitel a každý zaměstnanec ty své (vedoucí vidí pouze upozornění svých popoboček, bez IP adres a údajů o zařízení). Nikdy se neposílají e-mailem a po 90 dnech se mažou.

2.4 Údaje o rozpisu směn

Zpracováváme údaje o směnách, žádostech o placené volno (PTO), svátcích, žádostech o výměnu směny a rozpisu směn. Tyto údaje umožňují fungování plánování směn a správy volna.

2.5 Platební údaje

Když si předplatíte placený tarif, zpracováváme údaje o předplatném a fakturaci. Platby zajišťuje náš partner Lemon Squeezy (Paddle). Na našich serverech neukládáme čísla platebních karet ani úplné údaje o platebních prostředcích.

2.6 Technické údaje

Při používání naší služby automaticky shromažďujeme technické údaje, včetně IP adres, řetězců user agent, informací o prohlížeči, typu zařízení a údajů o operačním systému. Tyto údaje nám pomáhají udržovat bezpečnost a zlepšovat výkon.

2.7 Komunikační údaje

Shromažďujeme údaje, které nám zašlete prostřednictvím kontaktních formulářů, hlášení chyb a přihlášení k newsletteru. Patří sem Vaše e-mailová adresa, jméno a obsah zprávy.

2.8 Cookies a podobné technologie

Cookies a podobné technologie používáme k ověření relace, ukládání jazykových předvoleb a analytice. Další informace najdete v oddíle 9 (Cookies) těchto zásad.

3. Jak používáme Vaše údaje

Vaše údaje používáme k těmto účelům:

• Poskytování a provoz služby – správa Vašeho účtu, organizace, poboček a uživatelských přístupů.
• Plánování směn zaměstnanců, sledování docházky a správa volna – vytváření směn, evidence pracovní doby, vyřizování žádostí o volno a správa svátků.
• Zpracování plateb a správa předplatného – zpracování plateb, změn tarifu, zrušení a vystavování faktur prostřednictvím našeho fakturačního partnera.
• Odesílání transakčních e-mailů – uvítací e-maily, pozvánky pro zaměstnance, potvrzení předplatného, oznámení o změnách a obnovení hesla.
• Analytika a zlepšování služby – analýza způsobů používání za účelem zlepšení výkonu, uživatelského zážitku a funkcí platformy.
• Bezpečnost, prevence podvodů a odhalování zneužití – ochrana integrity platformy, odhalování neoprávněného přístupu a předcházení zneužití služby.
• Soulad s právními předpisy – dodržování platných zákonů, předpisů a právních povinností, včetně odpovídání na zákonné žádosti orgánů.

4. Právní základ zpracování (GDPR)

V souladu s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR) a příslušnými zákony o ochraně osobních údajů v Bosně a Hercegovině zpracováváme Vaše osobní údaje na základě těchto právních důvodů:

• Plnění smlouvy — zpracování je nezbytné k poskytování služby, pro kterou jste se zaregistrovali, včetně správy účtu, rozpisu směn, docházky a správy volna.
• Oprávněné zájmy — určité údaje zpracováváme na základě našich oprávněných obchodních zájmů, včetně zabezpečení platformy, analytiky, zlepšování služby a prevence podvodů, pokud tyto zájmy nepřevažují nad Vašimi právy.
• Souhlas — pro určité činnosti zpracování, například odběr newsletteru a nepovinné soubory cookie, získáváme Váš výslovný souhlas. Souhlas můžete kdykoli odvolat.
• Zákonná povinnost — určité údaje jsme povinni uchovávat z důvodu plnění zákonných povinností, včetně daňových a účetních záznamů.

5. Sdílení údajů a třetí strany

Vaše osobní údaje neprodáváme. Údaje sdílíme pouze s poskytovateli služeb, kteří jsou nezbytní pro provoz naší platformy. Každý poskytovatel zpracovává údaje v souladu se svými vlastními smlouvami o zpracování údajů.

• Supabase — ověřování a hosting databáze. Veškerá data aplikace (uživatelské účty, údaje o společnosti, záznamy docházky, rozpisy směn) jsou uložena v infrastruktuře Supabase.
• Vercel — hosting, nasazení a analytika. Vercel zpracovává logy požadavků, údaje o výkonu a informace o návštěvnosti stránek.
• Lemon Squeezy / Paddle — zpracování plateb a správa předplatného. Zpracovávají fakturační údaje, údaje o předplatném a podrobnosti o transakcích. Veškeré údaje o platebních kartách zpracovávají výhradně tito partneři.
• Resend — doručování transakčních e-mailů. Zpracovává e-mailové adresy a obsah e-mailů za účelem doručení zpráv souvisejících se službou (pozvánky, potvrzení, oznámení).
• Sentry — sledování chyb. Shromažďuje technické údaje o chybách, které mohou zahrnovat identifikátory uživatelů, aby nám pomohl diagnostikovat a opravovat problémy.
• Google Analytics (je-li zapnut) — anonymizovaná analytika používání pro pochopení vzorců návštěvnosti a zlepšení uživatelského zážitku.
• Anthropic — AI asistent pro rozpis směn (pouze pokud je zapnut pro Vaši společnost). Když majitel položí otázku, Anthropic zpracuje text otázky a údaje z rozpisu potřebné k odpovědi (jména pracovníků, směny, pravidla). Anthropic tyto údaje nepoužívá k trénování svých modelů.
• Groq — AI asistent pro rozpis směn (pouze pokud je zapnut pro Vaši společnost). Odpovídá jako první; Anthropic převezme odpověď, když Groq není dostupný. Groq zpracovává stejné údaje jako Anthropic a nepoužívá je k trénování modelů.

6. Mezinárodní předávání údajů

Někteří naši poskytovatelé služeb působí mimo Evropský hospodářský prostor (EHP) a Bosnu a Hercegovinu. Konkrétně Supabase, Vercel, Resend, Anthropic a Groq sídlí ve Spojených státech amerických.

Když jsou údaje předávány mimo EHP nebo Bosnu a Hercegovinu, zajišťujeme zavedení vhodných záruk, včetně standardních smluvních doložek (SCC) schválených Evropskou komisí nebo jiných právně uznaných mechanismů předávání.

Pro více informací o konkrétních zárukách uplatňovaných při předávání údajů nás můžete kontaktovat na privacy@synqo.work.

7. Uchovávání údajů

Vaše údaje uchováváme pouze tak dlouho, jak je nutné pro účely popsané v těchto zásadách. Naše postupy uchovávání jsou následující:

• Aktivní účty — údaje se uchovávají, dokud je Váš účet aktivní a službu používáte.
• Po smazání účtu — osobní údaje jsou odstraněny do 30 dnů od zrušení účtu, s výjimkou případů, kdy je uchování ze zákona povinné.
• Zálohy — údaje mohou zůstat v šifrovaných zálohách až 90 dnů po smazání.
• Zákonné povinnosti — určité záznamy (např. daňové a účetní) se uchovávají tak dlouho, jak vyžaduje zákon, obvykle 5 let nebo déle.
• Údaje o zařízení — identifikátor zařízení, IP adresa a typ prohlížeče zaznamenané u příchodů, odchodů, přihlášení a neúspěšných skenování se po 90 dnech smažou; časy příchodů a odchodů zůstávají.
• Newsletter — Vaše e-mailová adresa se uchovává, dokud se z odběru newsletteru neodhlásíte.
• Kontaktní formuláře — údaje odeslané prostřednictvím kontaktních formulářů a hlášení chyb se uchovávají 12 měsíců.

8. Vaše práva (GDPR / práva subjektu údajů)

Podle platných zákonů o ochraně údajů máte v souvislosti se svými osobními údaji následující práva:

• Právo na přístup — máte právo požádat o kopii osobních údajů, které o Vás uchováváme.
• Právo na opravu — máte právo požádat o opravu nepřesných nebo neúplných údajů.
• Právo na výmaz („právo být zapomenut“) — máte právo požádat o smazání svých osobních údajů, s výhradou určitých zákonných omezení.
• Právo na omezení zpracování — máte právo za určitých okolností požádat o omezení zpracování svých údajů.
• Právo na přenositelnost údajů — máte právo získat své údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
• Právo vznést námitku — máte právo vznést námitku proti zpracování svých údajů, které je založeno na oprávněných zájmech.
• Právo odvolat souhlas — pokud se zpracování zakládá na souhlasu, máte právo souhlas kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.
• Právo podat stížnost — máte právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů, pokud se domníváte, že byly Vaše údaje zpracovány v rozporu s platnými předpisy.

Chcete-li uplatnit kterékoli z výše uvedených práv, kontaktujte nás na privacy@synqo.work. Na Vaši žádost odpovíme do 30 dnů.

9. Soubory cookie

Náš web používá soubory cookie — malé textové soubory ukládané ve Vašem zařízení. Používáme následující kategorie souborů cookie:

Nezbytné soubory cookie

Tyto soubory cookie jsou nezbytné pro fungování webu a nelze je vypnout. Patří mezi ně soubory cookie pro ověření relace a uložení jazykové předvolby (locale). Bez nich nemůže služba správně fungovat. V aplikaci a na tabletu s QR kódem používáme také soubor cookie synqo-device: náhodný identifikátor zařízení, který platí až 400 dnů a slouží pouze k ochraně záznamů o docházce (viz oddíl 2.3).

Analytické soubory cookie

Používáme Vercel Analytics a volitelně Google Analytics ke shromažďování anonymizovaných údajů o používání webu. Tyto soubory cookie nám pomáhají pochopit, jak uživatelé naši platformu používají a jak ji můžeme zlepšit.

Reklamní soubory cookie

Nepoužíváme reklamní soubory cookie ani soubory cookie třetích stran pro sledování.

Předvolby souborů cookie můžete spravovat pomocí banneru se souhlasem, který se zobrazí při první návštěvě, nebo v nastavení prohlížeče.

10. Zabezpečení údajů

Zavádíme vhodná technická a organizační opatření k ochraně Vašich osobních údajů před neoprávněným přístupem, změnou, zveřejněním nebo zničením. Naše bezpečnostní opatření zahrnují:

• Šifrování při přenosu — veškerá komunikace mezi Vaším prohlížečem a našimi servery je chráněna šifrováním HTTPS/TLS.
• Šifrování uložených dat — data uložená v databázi jsou chráněna šifrováním na úrovni úložiště.
• Řízení přístupu a ověřování — přístup k datům je omezen na oprávněné uživatele prostřednictvím ověřování a systému rolí.
• Zásady Row Level Security (RLS) — na úrovni databáze uplatňujeme zásady zabezpečení na úrovni řádků, které zajišťují oddělení dat mezi společnostmi. Uživatelé jedné společnosti nemají přístup k datům jiné.
• Pravidelné bezpečnostní postupy — naše bezpečnostní opatření a postupy pravidelně kontrolujeme a aktualizujeme v souladu s oborovými standardy.

Navzdory našemu úsilí není žádný způsob přenosu ani ukládání dat přes internet 100% bezpečný. Nemůžeme zaručit absolutní bezpečnost Vašich údajů, zavazujeme se však uplatňovat přiměřená ochranná opatření.

11. Soukromí dětí

Služba Synqo není určena dětem mladším 16 let. Vědomě neshromažďujeme osobní údaje dětí. Pokud zjistíme, že jsme shromáždili údaje dítěte mladšího 16 let bez řádného souhlasu rodičů, neprodleně podnikneme kroky k jejich smazání.

Pokud jste rodič nebo zákonný zástupce a domníváte se, že Vaše dítě poskytlo osobní údaje prostřednictvím naší služby, kontaktujte nás na privacy@synqo.work, abychom mohli přijmout vhodná opatření.

12. Změny těchto zásad

Tyto Zásady ochrany osobních údajů můžeme čas od času aktualizovat, aby odrážely změny v našich postupech, technologiích, právních požadavcích nebo z jiných provozních důvodů.

O podstatných změnách Vás budeme informovat e-mailem nebo oznámením v aplikaci před tím, než nabudou účinnosti. Datum poslední aktualizace v horní části této stránky bude při každé aktualizaci upraveno.

Pokračováním v používání služby Synqo po zveřejnění změn vyjadřujete souhlas s aktualizovanými zásadami.

Předchozí verze těchto zásad jsou k dispozici na požádání. Pokud chcete získat starší verze, kontaktujte nás na privacy@synqo.work.

13. Kontakt

S jakýmikoli dotazy, žádostmi nebo stížnostmi týkajícími se těchto Zásad ochrany osobních údajů nebo zpracování Vašich osobních údajů nás můžete kontaktovat: