Политика за поверителност

1. Въведение — Кои сме ние

Synqo е платформа за управление на персонала (SaaS), която помага на работодатели и организации да управляват графици, присъствие, отпуски и анализи на персонала. Synqo се управлява като едноличен търговец със седалище в Босна и Херцеговина, а услугата е достъпна на https://synqo.work.

Тази Политика за поверителност обяснява какви лични данни събираме, как ги използваме, с кого ги споделяме, как ги защитаваме и какви права имате по отношение на Вашите данни. Тя се отнася за всички потребители на нашия уебсайт и приложение, включително собственици на организации, мениджъри и служители, които използват платформата.

Като използвате услугата Synqo, потвърждавате, че сте прочели и разбрали тази Политика за поверителност. Ако не сте съгласни с някоя част от нея, моля, не използвайте нашата услуга.

2. Данни, които събираме

Събираме различни категории данни, за да предоставяме и подобряваме услугата си. По-долу са категориите данни, които обработваме.

2.1 Данни за профила

Когато се регистрирате в Synqo, събираме Вашото пълно име, имейл адрес, името на организацията и сферата на дейност. Тези данни са необходими за създаването и управлението на Вашия профил.

2.2 Данни за служителите / персонала

Когато като администратор или мениджър добавяте служители към платформата, събираме имената им, имейл адресите, телефонните номера, служебните номера, определените роли, статуса на заетост и датите на договорите. Тези данни се въвеждат от администратора на организацията от името на служителите.

2.3 Данни за присъствието и работата

Платформата записва времето на идване и тръгване на служителите, сканиранията на QR код, времето на паузите и общите отработени часове. Тези данни са ключови за основната функционалност за следене на присъствието и работното време.

За да са записите за присъствие надеждни, при всяко идване, тръгване, вход в приложението и неуспешно сканиране на QR код записваме идентификатор на устройството (бисквитката synqo-device), IP адреса и вида на браузъра, а при неуспешно сканиране и колко стар е бил кодът. Същото записваме и за таблета, който показва QR кодовете на обекта. Въз основа на това Synqo уведомява собственика на организацията за възможна злоупотреба, например един телефон, използван за няколко служители, или сканиране на стар код. В рамките на организацията тези данни виждат само собственикът и всеки служител за себе си (мениджърите виждат само известията за своите обекти, без IP адреси и данни за устройството). Те никога не се изпращат по имейл и се изтриват след 90 дни.

2.4 Данни за графика

Обработваме данни за смени, заявки за платен отпуск (PTO), празници, заявки за размяна на смяна и графика. Тези данни осигуряват функциите за съставяне на графици и управление на отпуските.

2.5 Данни за плащане

Когато се абонирате за платен план, обработваме информация за абонамента и таксуването. Плащанията се обработват от нашия партньор Lemon Squeezy (Paddle). Ние не съхраняваме номера на кредитни карти или пълни данни за платежните средства на нашите сървъри.

2.6 Технически данни

Автоматично събираме технически данни, когато използвате нашата услуга, включително IP адреси, низове на потребителския агент, информация за браузъра, тип устройство и данни за операционната система. Тези данни ни помагат да поддържаме сигурността и да подобряваме производителността.

2.7 Комуникационни данни

Събираме информацията, която ни изпращате чрез формуляри за контакт, сигнали за грешка и абонаменти за бюлетин. Тя включва Вашия имейл адрес, име и съдържание на съобщението.

2.8 Бисквитки и подобни технологии

Използваме бисквитки и подобни технологии за удостоверяване на сесията, съхраняване на езиковите предпочитания и анализи. За повече информация вижте раздел 9 (Бисквитки) от тази политика.

3. Как използваме Вашите данни

Използваме Вашите данни за следните цели:

• Предоставяне и работа на услугата — управление на Вашия профил, организация, обекти и потребителски достъп.
• Съставяне на графици, следене на присъствието и управление на отпуските — създаване на смени, записване на отработените часове, обработка на заявки за отпуск и управление на празниците.
• Обработка на плащания и управление на абонаменти — извършване на таксуване, надграждане на плана, отказване и издаване на фактури чрез нашия партньор за плащания.
• Изпращане на транзакционни имейли — имейли за добре дошли, покани за служители, потвърждения на абонамент, известия за промени и възстановяване на пароли.
• Анализи и подобряване на услугата — анализ на моделите на използване за подобряване на производителността, потребителското изживяване и функционалността на платформата.
• Сигурност, предотвратяване на измами и откриване на злоупотреби — защита на целостта на платформата, откриване на неразрешен достъп и предотвратяване на злоупотреба с услугата.
• Спазване на закона — съобразяване с приложимите закони, разпоредби и правни задължения, включително отговор на законосъобразни искания от органите.

4. Правно основание за обработка (GDPR)

В съответствие с Общия регламент относно защитата на данните (GDPR) и приложимите закони за защита на данните в Босна и Херцеговина обработваме Вашите лични данни на следните правни основания:

• Изпълнение на договор — обработването е необходимо за предоставянето на услугата, за която сте се регистрирали, включително управление на профила, графика, присъствието и отпуските.
• Законни интереси — обработваме определени данни въз основа на нашите законни бизнес интереси, включително сигурност на платформата, анализи, подобряване на услугата и предотвратяване на измами, при условие че тези интереси не натежават над Вашите права.
• Съгласие — за определени дейности по обработване, като абонамент за бюлетин и незадължителни бисквитки, искаме Вашето изрично съгласие. Можете да оттеглите съгласието си по всяко време.
• Законово задължение — длъжни сме да съхраняваме определени данни, за да спазим законови задължения, включително данъчни и счетоводни записи.

5. Споделяне на данни и трети страни

Ние не продаваме Вашите лични данни. Споделяме данни само с доставчици на услуги, които са необходими за работата на нашата платформа. Всеки доставчик обработва данните в съответствие със собствените си споразумения за обработване на данни.

• Supabase — удостоверяване и хостинг на база данни. Всички данни на приложението (потребителски профили, данни за фирмата, записи за присъствие, графици) се съхраняват в инфраструктурата на Supabase.
• Vercel — хостинг, внедряване и анализи. Vercel обработва записи на заявките, данни за производителността и информация за посещенията на страниците.
• Lemon Squeezy / Paddle — обработване на плащания и управление на абонаменти. Те обработват данни за фактуриране, данни за абонамента и подробности за транзакциите. Всички данни за платежни карти се обработват изключително от тези партньори.
• Resend — доставка на транзакционни имейли. Обработва имейл адреси и съдържание на имейли, за да доставя съобщения, свързани с услугата (покани, потвърждения, известия).
• Sentry — наблюдение на грешки. Събира технически данни за грешки, които могат да включват потребителски идентификатори, за да ни помага да диагностицираме и отстраняваме проблеми.
• Google Analytics (ако е включен) — анонимизирани анализи на използването за разбиране на модели на посещения и подобряване на потребителското изживяване.
• Anthropic — AI асистент за графика (само ако е включен за Вашата фирма). Когато собственикът зададе въпрос, Anthropic обработва въпроса и данните от графика, необходими за отговора (имена на работници, смени, правила). Anthropic не използва тези данни за обучение на своите модели.
• Groq — AI асистент за графика (само ако е включен за Вашата фирма). Той отговаря пръв; Anthropic поема, когато Groq не е наличен. Groq обработва същите данни като Anthropic и не ги използва за обучение на модели.

6. Международно предаване на данни

Някои от нашите доставчици на услуги работят извън Европейското икономическо пространство (ЕИП) и Босна и Херцеговина. По-конкретно, Supabase, Vercel, Resend, Anthropic и Groq са със седалище в Съединените американски щати.

Когато данни се предават извън ЕИП или Босна и Херцеговина, осигуряваме подходящи гаранции, включително стандартни договорни клаузи (SCC), одобрени от Европейската комисия, или други законно признати механизми за предаване.

Можете да се свържете с нас на privacy@synqo.work за повече информация относно конкретните гаранции, прилагани при предаването на данни.

7. Срок на съхранение на данните

Съхраняваме Вашите данни само толкова дълго, колкото е необходимо за целите, описани в тази политика. Нашите практики за съхранение са:

• Активни профили — данните се съхраняват, докато профилът Ви е активен и използвате услугата.
• След изтриване на профила — личните данни се премахват в рамките на 30 дни след закриването на профила, освен когато съхранението е изискано по закон.
• Резервни копия — данните могат да останат в шифровани резервни копия до 90 дни след изтриването.
• Законови задължения — определени записи (напр. данъчни и счетоводни) се съхраняват толкова дълго, колкото изисква законът, обикновено 5 или повече години.
• Данни за устройството — идентификаторът на устройството, IP адресът и типът браузър, записани при Идване, Тръгване, входове и неуспешни сканирания, се изтриват след 90 дни; часовете на Идване и Тръгване се запазват.
• Бюлетин — Вашият имейл адрес се съхранява, докато не се отпишете от бюлетина.
• Изпратени контактни форми — данните, изпратени чрез контактни форми и сигнали за грешка, се съхраняват 12 месеца.

8. Вашите права (GDPR / Права на субектите на данни)

Съгласно приложимите закони за защита на данните имате следните права по отношение на Вашите лични данни:

• Право на достъп — имате право да поискате копие от личните данни, които съхраняваме за Вас.
• Право на коригиране — имате право да поискате коригиране на неточни или непълни данни.
• Право на изтриване („право да бъдете забравен“) — имате право да поискате изтриване на Вашите лични данни, при определени законови ограничения.
• Право на ограничаване на обработването — имате право да поискате ограничаване на обработването на Вашите данни при определени обстоятелства.
• Право на преносимост на данните — имате право да получите Вашите данни в структуриран, широко използван и машинночетим формат.
• Право на възражение — имате право да възразите срещу обработването на Вашите данни, основано на законни интереси.
• Право на оттегляне на съгласието — когато обработването се основава на съгласие, Вие имате право да оттеглите съгласието си по всяко време, без това да засяга законосъобразността на обработването, извършено преди оттеглянето.
• Право на подаване на жалба — Вие имате право да подадете жалба до компетентния надзорен орган за защита на данните, ако смятате, че Вашите данни са обработени в нарушение на приложимите разпоредби.

За упражняване на което и да е от посочените права се свържете с нас на privacy@synqo.work. Ще отговорим на Вашата заявка в срок от 30 дни.

9. Бисквитки

Нашият уебсайт използва бисквитки — малки текстови файлове, които се съхраняват на Вашето устройство. Използваме следните категории бисквитки:

Необходими бисквитки

Тези бисквитки са необходими за функционирането на уебсайта и не могат да бъдат изключени. Те включват бисквитки за удостоверяване на сесията и съхранение на езиковото предпочитание (locale). Без тези бисквитки услугата не може да работи правилно. В приложението и на QR таблета използваме и бисквитката synqo-device: случаен идентификатор на устройството, който важи до 400 дни и служи само за защита на записите за присъствие (вижте раздел 2.3).

Аналитични бисквитки

Използваме Vercel Analytics и по избор Google Analytics за събиране на анонимизирани данни за използването на сайта. Тези бисквитки ни помагат да разберем как потребителите работят с нашата платформа и как можем да я подобрим.

Рекламни бисквитки

Не използваме рекламни бисквитки, нито бисквитки за проследяване от трети страни.

Можете да управлявате предпочитанията за бисквитки чрез банера за съгласие, показван при първото посещение, или чрез настройките на Вашия браузър.

10. Сигурност на данните

Прилагаме подходящи технически и организационни мерки за защита на Вашите лични данни от неоторизиран достъп, промяна, разкриване или унищожаване. Нашите мерки за сигурност включват:

• Криптиране при пренос — цялата комуникация между Вашия браузър и нашите сървъри е защитена с HTTPS/TLS криптиране.
• Криптиране при съхранение — данните в базата данни са защитени с криптиране на ниво хранилище.
• Контрол на достъпа и удостоверяване — достъпът до данните е ограничен до оторизирани потребители чрез удостоверяване и системи за достъп въз основа на роли.
• Политики Row Level Security (RLS) — на ниво база данни прилагаме политики за сигурност на ниво ред, които осигуряват изолация на данните между фирмите. Потребителите на една фирма не могат да достъпват данните на друга.
• Редовни практики за сигурност — редовно преглеждаме и актуализираме нашите мерки и практики за сигурност в съответствие с отраслевите стандарти.

Въпреки усилията ни, никой метод за предаване или съхранение през интернет не е 100% сигурен. Не можем да гарантираме абсолютна сигурност на Вашите данни, но се ангажираме да прилагаме разумни защитни мерки.

11. Поверителност на децата

Услугата Synqo не е насочена към деца под 16-годишна възраст. Не събираме съзнателно лични данни от деца. Ако установим, че сме събрали данни от дете под 16 години без подходящо съгласие на родител, ще предприемем стъпки за бързото им изтриване.

Ако сте родител или настойник и смятате, че Вашето дете е предоставило лични данни чрез нашата услуга, моля, свържете се с нас на privacy@synqo.work, за да можем да предприемем подходящи мерки.

12. Промени в тази политика

Можем да актуализираме тази Политика за поверителност от време на време, за да отразим промени в нашите практики, технологии, законови изисквания или по други оперативни причини.

При съществени промени ще Ви уведомим по имейл или чрез известие в приложението, преди промените да влязат в сила. Датата на последна актуализация в горната част на тази страница ще се променя при всяка актуализация.

Продължаването на използването на услугата Synqo след публикуване на промените означава, че приемате актуализираната политика.

Предишни версии на тази политика са достъпни при поискване. Свържете се с нас на privacy@synqo.work, ако желаете достъп до по-ранни версии.

13. Контакт

За всякакви въпроси, заявки или жалби относно тази Политика за поверителност или обработването на Вашите лични данни можете да се свържете с нас: